Компенсация отпуска деньгами без выхода в очередной отпуск может быть выплачена как при увольнении, так и когда сотрудник работает не покладая рук. Однако если в первом случае выплата отпускных – ваша прямая обязанность, то во втором – ваше право, которым вы можете воспользоваться либо пренебречь. Данный вопрос регулирует ст. 126 ТК РФ и подробно описывает случаи компенсации нереализованного отпуска для трудоголиков. Если ваш работник не хочет брать месяц заслуженного отдыха и предлагает заплатить ему деньги вместо отпуска, то читайте нашу статью о том, как правильно оформить замену.
Кто не имеет права на компенсацию отпуска деньгами
К тем, кто не имеет право получать деньги вместо отпуска, относятся:
- беременная женщина;
- работник в возрасте до 18 лет;
- работник, подвергшийся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС;
Если ваш сотрудник не подпадает ни под одну из указанных категорий, то вы смело можете провести замену отпуска денежной компенсацией.
Согласно ст. 126 и 127 ТК РФ можно заменить денежной компенсацией только часть ежегодного оплачиваемого отпуска. Учебный отпуск под эту категорию не попадает, он считается дополнительным целевым отпуском, связанным с обучением (ст. 173 — 176 ТК РФ).
Предельное количество дней
Сразу оговоримся, что нашим законодательством не установлен лимит количества дней, которые можно заменить компенсацией, но и заменить деньгами весь ежегодный отпуск работника вы тоже не вправе. Согласно ч. 1 статьи 126 ТК РФ разрешено выплатить компенсацию только за ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней.
Замена части основного или дополнительного отпуска денежной компенсацией
Получается, что ваши сотрудники могут рассчитывать на замену денежной компенсацией только на удлиненный основной или дополнительный отпуск. В таблице ниже мы привели категории работников, которым по закону положены удлиненные основные и дополнительные отпуска.
КСТАТИ!
Если вам необходимо производить автоматический расчет зарплаты своих сотрудников салона красоты и видеть баланс взаиморасчетов, то в сервисе по управлению салоном красоты «Арника» это реализовано максимально просто и удобно.
|
Категория работников |
Основание предоставления отпуска |
Минимальная продолжительность отпуска |
|
Удлиненный основной отпуск |
||
|
Работники моложе 18 лет |
Ст. 267 ТК РФ |
31 календарный день |
|
Работающие инвалиды (независимо от группы инвалидности) |
Ст. 23 Федерального закона от 24.11.95 № 181ФЗ |
30 календарных дней |
|
Дополнительный отпуск |
||
|
Работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда |
Ст. 117 ТК РФ |
7 календарных дней |
|
Работники с особым характером работы |
Ст. 118 ТК РФ |
Срок определяется постановлениями Правительства РФ |
|
Работники с ненормированным рабочим днем |
Ст. 119 ТК РФ |
3 календарных дня |
|
Работники, работающие в районах Крайнего Севера (в том числе по совместительству) |
Ст. 321 ТК РФ |
24 календарных дня (16 календарных дней — для местностей, приравненных к районам Крайнего Севера) |
|
Работники, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне |
П. 15 ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 № 2-ФЗ |
14 календарных дней |
|
Работники, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС |
П. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.91 № 1244-1 |
14 календарных дней |
Даже если ваши работники под указанный перечень не подпадают, согласно ч. 2 ст. 116 ТК РФ вы самостоятельно можете установить для них дополнительный отпуск. Вам нужно прописать порядок и условия предоставления такого отпуска в коллективном договоре или ином локально-нормативном документе.
Денежной замене подлежат отпускные дни, превышающие 28 календарных дней основного отпуска каждого года, иными словами, если ваш сотрудник в этом году не отгулял часть отпуска из 28 календарных дней и перенес их на следующий, то на деньги вместо отпуска он может не рассчитывать.
Чтобы было проще, разберем на примере:
Григорьева С.Ю. работает в ООО «Красотка» с 14 мая 2012 года. Она имеет право на оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней за каждый рабочий год. В первый рабочий год (с 14.05.2012 по 13.05.2013) она взяла отпуск продолжительностью 21 календарный день. Во второй рабочий год (с 14.05.2013 по 13.05.2014) — 26 дней. За два рабочих года из 56 календарных дней (28 календ.дн. + 28 календ. дн.) она использовала только 47. Можно ли заменить неиспользованные 9 дней денежной компенсацией?
Нет, не имеет. Так как продолжительность ее ежегодного оплачиваемого отпуска составляет только 28 календарных дней, а замене подлежат исключительно дни, превышающие указанный предел за каждый год работы.
Вопросы оформления
Перед оформлением замены отпуска денежной компенсацией вам следует:
- получить от работника заявление с соответствующей просьбой;
- издать приказ;
- внести запись о замене отпуска компенсацией в личную карточку работника;
- внести информацию о замене отпуска в график отпусков.
Поскольку производить замену денег вместо отпуска можно только по желанию работника, то ему следует написать заявление на имя руководителя салона. Документ может быть написан в произвольном виде, так как установленная форма законодательством не предусмотрена. Образец заявления мы приводим ниже.
Генеральному директору
ООО «ООО»
_________
Заявление
В соответствии со статьей 126 ТК РФ прошу заменить денежной компенсацией часть дополнительного оплачиваемого отпуска за период с 1 сентября 2013 по 31 августа 2014 года в количестве 4 календарных дней.
Косметолог ___________
20.08.2014 подпись
Итак, если вы согласны предоставить работнику деньги вместо отпуска, то теперь очередь за приказом. Унифицированная форма опять-таки не предусмотрена. Составить его можно так же, как и заявление, в производной форме. Вам нужно знать ФИО и должность работника, количество дней расчетного периода и отпуска, подлежащих замене денежной компенсацией, реквизиты заявления работника. Ознакомьте сотрудника с приказом под роспись. Для вашего удобства мы прикрепили образец.
Общество с ограниченной ответственностью «ООО»
Приказ
27. 09.2014 № 172-лс
О замене части отпуска денежной компенсацией
В соответствии со статьей 126 ТК РФ
ПРИКАЗЫВАЮ:
Косметологу _________заменить должностной компенсацией часть дополнительного оплачиваемого отпуска, предоставленного за период работы с 1 сентября 2013 по 31 августа 2014 года, превышающего 28 календарных дней, в количестве 4 календарных дней.
Основание: заявление _________ от 20.08.2014
Директор подпись _____________
С приказом ознакомлен: подпись ____________
Косметолог
27. 09.2014
Информацию о замене части оплачиваемого отпуска денежной компенсацией нужно отразить в личной карточке работника. Сведения вносятся в раздел VIII «Отпуск».
Личная карточка работника (фрагмент)
<…>
|
Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.) |
Период работы |
Количество календарных дней отпуска |
Дата |
Основание |
||
|
с |
по |
Начала |
Окончания |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
Ежегодный основной оплачиваемый |
1.09.2013 |
31.08.2014 |
28 |
20.08. 2014 |
27.09.2014 |
Приказ от 06.07.2013 № 18 |
|
Дополнительный оплачиваемый |
1.09.2013 |
31.08.2014 |
4 |
Замена отпуска |
Денежной компенсацией |
Приказ от 27.09. 2014 № 172-лс |
Также вам следует отразить эти сведения в графике отпусков: в пункте 10 «Примечание» укажите реквизиты приказа и количество дней отпуска, подлежащих замене. Запись может быть следующего характера: «Часть дополнительного оплачиваемого отпуска в количестве 4 (четырех) календарных дней заменена денежной компенсацией на основании приказа от 27.09.2014 № 172-лс».
Переходим к расчетам
Чтобы высчитать размер денежной компенсации, смотрят на средний дневной заработок специалиста. Этот заработок умножается на количество дней, заменяемых компенсацией. Что касается дневного заработка, то он в этом случае рассчитывается по правилам подсчета отпускных (ст. 139 ТК РФ и 10 Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).
Если расчетный период сотрудник отработал полностью, фактическая сумма заработной платы работника за этот расчетный период делится на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).
В случае замены отпуска, не превышающего 28 дней, денежной компенсацией вас могут привлечь к административной ответственности за нарушение трудового законодательства. Руководителю салона грозит штраф в размере от 1 000 до 5 000 руб., а на компанию могут наложить штраф в сумме от 30 000 до 50 000 руб. либо приостановить деятельность на срок до 90 суток.
Сложности возникнут, если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью. В таком случае сначала определяется количество календарных дней в полностью отработанных календарных месяцах:
КДМП = КМП × 29,3
где КДМП — количество календарных дней в полностью отработанных месяцах расчетного периода;
КМП — количество полностью отработанных месяцев;
29,3 — среднемесячное число календарных дней.
Далее переходим к подсчету количества календарных дней в месяцах, отработанных сотрудником не полностью:
КДМН = 29,3 : ККДМН × КОД,
где КДМН — количество календарных дней в месяце, который отработан не полностью;
ККДМН — количество календарных дней месяца, который отработан не полностью;
КОД — количество отработанных календарных дней в данном месяце.
Если месяцев, которые не полностью отработал сотрудник, несколько, то количество календарных дней определяется по каждому из них и получившиеся результаты суммируются.
Посмотрим, как это происходит на примере
Сотруднице ООО «Длинная коса» Л.Б. Сердюковой согласно трудовому договору полагается дополнительный отпуск в количестве 4 календарных дней. Она обратилась к работодателю с заявлением о замене этой части отпуска денежной компенсацией. Расчетный период — с 1 августа 2013 года по 31 июля 2014 года. С 1 по 28 апреля 2014 года Л.Б. Сердюкова была в очередном отпуске (28 календарных дней). А в январе 2014 года сотрудница болела 10 дней. Остальные месяцы расчетного периода отработаны полностью.
За последние 12 календарных месяцев выплаты в пользу сотрудницы составили 420 500 руб., из них отпускные — 29 800 руб. и выплаты по листку нетрудоспособности — 9 200 руб. Рассчитаем сумму компенсации, которая положена сотруднице.
Сначала определим количество календарных дней в полностью отработанных месяцах. Оно составляет 234 дн. (8 мес. × 29,3 дн.).
Материал подготовлен при участии экспертов салонного бизнеса России и зарубежья.