Арника
Удобный простой учет всего необходимого

Журналы в салоне красоты: подробный и понятный обзор

756
Большие затруднения вызывает у руководителей салонов красоты необходимость ведения внутренней документации. Совершенно напрасно считать, что журналы в салоне красоты нужны лишь для инспекционного контроля. Ведь каждый директор сам является контролирующим органом, заинтересованным в правильной и законной работе организации.

Какие журналы в салоне красоты самые важные

  • Журнал учёта и контроля проверок

Именно с этого журнала начинается процедура контроля над функционированием фирмы. В обязательном порядке должен быть в наличии журнал учёта и контроля проверок, что установлено Федеральным законом № 294-ФЗ от 26.12.2008 г. «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».

Не стоит пугаться, если вдруг на пороге салона красоты появился «проверяющий». Для начала попросите его предъявить документы, приказ на проведение инспекционной проверки, предложите поставить подпись в журнале учёта. Вполне возможно, что это мошенник, а вовсе не инспектор.

Однако если у проверяющих на руках есть распоряжение и они имеют право на проведение проверки, то записи, занесённые в журналы учёта в салоне красоты, могут сыграть большую роль в деятельности фирмы.

Реальный пример: Во время аудиторской проверки в одном из салонов красоты у директора спросили, приходили ли к ним сотрудники Роспотребнадзора. На утверждающий ответ проверяющий задал ещё вопрос: «Было ли составлено предписание о ликвидации недостатков?». Руководитель сначала был в растерянности и недоумении, а потом в панике начал искать по всему кабинету документ, так и не вспомнив окончательно, приходили представители этой организации или нет.

Начиная с 04.04.2011 года, когда вступил в силу Федеральный закон № 99-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности», на все компании, у которых есть лицензия на ведение медицинской деятельности, заводится лицензионное дело. В него включаются все документы: заявления, приказы о предоставлении лицензии, распоряжения о проведении проверок и акты проведённых проверок. По этим актам контролирующий орган в следующую проверку сможет оценить, все ли предписания были выполнены.

Если в салоне красоты, косметологическом центре или другой организации с медицинскими услугами заведён журнал по проверкам, то директор в любой момент может его просмотреть и понять, какие недочёты ещё необходимо исправить.

  • Журнал учёта трудовых книжек

Журналы в салоне красоты обязательно должны включать в себя такую книгу учёта, в которой будут написаны дата и данные работника, получившего трудовую книжку, а также дата и данные сотрудника, выдавшего её при сокращении. Факт выдачи подтверждается подписью уволившегося человека о получении.

Директор салона красоты может поинтересоваться: «Неужели это так необходимо?».

И вот реальный пример: В одном салоне красоты перспективный парикмахер четыре дня без предупреждения пропускал работу. По ранней договорённости он должен был отработать свою смену, а также выйти за коллегу, ушедшего в отпуск. По истечении пяти дней работник выходит на работу и на вопросы директора отвечает агрессивно, что он отсутствовал по причине личных обстоятельств, о которых он имеет право не распространяться. Разозлившийся руководитель сразу же издаёт приказ об увольнении парикмахера, отдаёт ему трудовую книжку и просит покинуть салон красоты. Примерно через месяц уже бывший сотрудник приходит в салон, рассказывает, что устроился на очень хороших условиях в элитную студию красоты и требует возврата его трудовой книжки. Не обращая внимания на все объяснения о выданной книжке, этот человек с жалобой идёт в инспекцию труда. Директору пришлось оплатить ему предыдущий месяц, а также получить предписание от работников, осуществляющих инспекционную проверку, о ненадлежащем ведении документации.

Все эти проблемы возникли лишь из-за того, что работник не поставил подпись в журнале учёта о получении трудовой книжки. Но даже если бы он и хотел это сделать, у него бы не получилось, т.к. такой журнал отсутствовал в том салоне красоты.

  • Журналы контроля санэпидрежима

На самом деле, эти журналы должны вести работники, но они обычно увиливают от этой обязанности, ссылаясь на загруженность. Для наладки такой работы рекомендуем вам осуществить сеанс наглядного хронометража, чтобы на деле доказать, что занесение любой записи занимает от 0,5 до 1,5 минут. Поэтому даже при наличии 5-6 журналов придётся на это потратить примерно 10 минут, что, несомненно, меньше, чем простои, возникшие из-за регулярных перерывов для курения.

Как правило, при инспекционной проверке у компаний выявляются следующие нарушения в рамках санитарно-эпидемиологического режима. Большинство салонов красоты не уделяют должного внимания фиксации проводимых работ по санитарной обработке, стерилизации и генеральным уборкам либо делают это на автомате, не отдавая должного внимания, как это должно осуществляться на самом деле.

Например, накануне проверки медсестра начинает вносить необходимые записи в журналы, используя для этого несколько ручек, чтобы создать видимость регулярного учёта. Но эта хитрость обычно не срабатывает!

Почему так происходит, рассмотрим на примерах. Допустим, в салоне красоты находится два косметологических кабинета. Медицинский сотрудник ведёт журнал учёта работы бактерицидной установки. В обозначенных столбцах прописываются дата, время и способ обработки помещения. Однако, заполняя журнал в спешке перед самой проверкой, медсестра забывает учесть, что кабинетов у нее два, бактерицидных установок тоже две, а, значит, и журналов по контролю установками должно быть два.

Всё это делается для учёта рабочих часов лампы. Потому что после истечения 8000 часов эксплуатации её необходимо заменить.

Но ни директор салона красоты, ни сотрудники не могут дать ответ: «Для чего это нужно?».

На втором примере можно увидеть подтверждение того, что сотрудники салона заполняют журналы параллельно, поэтому информация в них не пересекается.

При проведении инспекционной проверки сравниваются записи одновременно в двух журналах учёта. Это связано с тем, что разные фазы одного и того же процесса (например, обработка инструментов) могут быть занесены в несколько книг.

Допустим, в журнале контроля дезинфекции записано, что 3 ноября были обработаны четыре пинцета, а в журнал стерилизации записаны пять ложек Уно. Возникает вопрос: «Почему пинцеты были продезинфицированы, но не простерилизованы, а ложки Уно, наоборот, простерилизовали без дезинфекции?». А если проверяющий захочет посмотреть ещё и журнал расхода дезинфицирующих средств, то возникнет вопрос: «Учтено количество дезжидкости на четыре пинцета или больше?».

Специалисты многих косметологических кабинетов до сих пор не разобрались, для чего необходимы, и как пользоваться термоиндикаторами. Такой индикатор клеится на крафт-пакет, под воздействием температур меняет цвет, а потом вклеивается в журнал учёта, чтобы подтвердить факт стерилизации. Медработники зачастую просто наклеивают термоиндикаторы в исходном виде.

  • Журнал контроля качества медицинской помощи

Сложности вызывает правильность заполнения журнала контроля качества медицинской помощи. Главврачам непонятно, как именно записывать свои действия по контролю качества медицинской помощи до тех пор, пока они не увидят, как составлены графы журнала.

Это связано с тем, что в журнале контроля качества медицинской помощи есть точные правила оценки, определён порядок анализа медкарты пациента, которую заполняет косметолог. Главному врачу нужно только проверить карты на правильность.

В журнале имеются следующие графы:

  • Число пациентов (по этим цифрам можно понять уровень занятости врача).
  • Количество медицинских карт, проверенных главврачом (эти данные помогут руководителю понять, какую работу по проверке подчинённых проводит главный врач).

Число медкарт с найденными недочётами в предоставленных медицинских услугах:

  • Диагностические процедуры. Главный врач, проверяя историю болезни пациента, определяет, правильно ли врачом-косметологом был поставлен диагноз, и использовались ли для этого специальные способы диагностики. Врач должен определить заболевание не только по внешним признакам (даже если это очевидно), но и провести лабораторные исследования.
  • Полнота диагноза. Для руководства салона красоты предпочтительнее, чтобы пациенту определили диагноз, т.к. тогда ему будет составлена полноценная программа лечения. Если врач за один приём поставил диагноз, сделал соответствующую процедуру и отпустил больного, то это свидетельствует, во-первых, о том, что он не смог на 100 % оценить состояние пациента и не предложил полный комплекс имеющихся препаратов и процедур, во-вторых, о том, что косметолог не обладает навыками продаж комплексного лечения. Такой врач не будет приносить стабильную прибыль салону.
  • Лечебно-профилактические процедуры. Для главного врача должна быть ясна взаимосвязь диагноза и его назначения, поскольку зачастую пациентка приходит со сформировавшимся желанием сделать контурную пластику овала лица, а в медицинской карте прописывается лишь её купероз. И непонятно, какие жалобы были у пациентки, что решил врач, какое заболевание лечили, и прослеживается ли в этом какая-то медицинская логика?
  • Преемственность этапов работы. В сфере медицины считается, что эффективности добьётся косметологическая процедура, состоящая из трёх этапов: подготовка, процедура, восстановление. Данный подход эффективен и в финансовом смысле, но уже для компании.
  • Составление медицинских документов. Если косметолог заполняет медицинские документы, главврач имеет возможность его проконтролировать, а уже потом попасть под контроль прокуратуры, Росздравнадзора или комитета по здравоохранению.

Для того чтобы создать полный пакет внутренней документации в салоне красоты, необходимо порядка 30 журналов учёта. Какие-то из них – обязательные (согласно нормативно-правовым актам), какие-то – факультативные, но практически такие же по значимости, позволяющие увидеть работу организации в действии, проанализировать функционирование в определённые временные интервалы, приучить всех сотрудников к самоконтролю.

Документы и журналы в салоне красоты для проверок, которые всегда нужно держать в порядке

Выделим несколько ошибок, которые обычно совершаются в салонах красоты и сразу видны проверяющему.

  • Штатное расписание

Скорее всего, после составления, то есть ещё до получения лицензии, вы больше его не просматривали. В нём прописаны должности врача-дерматовенеролога, эстетиста или косметиста.

С 18 апреля 2012 года, когда был принят Приказ Министерства здравоохранения и социального развития № 381н «Об утверждении Порядка оказания медицинской помощи населению по профилю «косметология», необходимо, чтобы в штатном расписании были прописаны «врач-косметолог», «медицинская сестра», «санитарка».

Важно не упустить, что специальности (даже, если это завершённые курсы) врачей и сотрудников среднего звена салона красоты должны подходить под требования сферы медицины, указанной в лицензии.

  • Медицинские книжки

Несмотря на участившиеся мнения о том, что медицинская книжка не считается обязательным документом, а важно иметь лишь общий список персонала и сведения о прохождении медосмотра, Роспотребнадзор официально не давал подтверждения. Более того, данная организация не отвечает на письменные запросы с просьбой разъяснения ситуации. Поэтому стоит учитывать, что любая проверяющая организация (даже Роспотребнадзор) попросит предъявить медицинские книжки работников.

В соответствии со ст. 34 Федерального закона № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения», работодатели должны способствовать своевременному прохождению работниками медосмотров. Результаты обязательно вносятся в личные медкнижки и должны учитываться лечебно-профилактическими организациями здравоохранения и органами, которые занимаются федеральным государственным санитарно-эпидемиологическим надзором.

  • Программа производственного контроля

В санитарных правилах СП 1.1.1058-01, вступивших в силу с 01 января 2002 года, прописаны способы осуществления и функционирования производственного контроля за выполнением санитарных правил и реализацией санитарно-противоэпидемических мероприятий. Несмотря на то, что срок действия этой программы 10 лет, и многие руководители салонов красоты считают, что она уже потеряла силу, это не так. Согласно Федеральному закону ФЗ-52, эти правила до сих пор действительны, и в ходе проверок их выполнение контролируется.

Одна из наиболее частных ошибок – это когда работник салона красоты, на которого была возложена ответственность, уволился, а нового ещё не назначили. Если у вас сейчас такая ситуация, как можно скорее проверьте актуальность вашей программы.

  • Документы на медицинские изделия

Во время проверок косметологических центров и салонов красоты, как правило, запрашивается папка со свидетельствами о государственной регистрации на изделия медицинского характера. В одних организациях её вовсе нет, а в других имеются лишь потерявшие силу сертификаты соответствия. На сегодняшний день действительно только свидетельство о государственной регистрации, в подлинности которого можно убедиться, просмотрев реестр медицинских изделий на сайте Федеральной службы по надзору в сфере здравоохранения.

Медицинские изделия – это любые приборы, инструменты и иные сопутствующие товары, применяемые в медицинских целях. Даже на перчатки необходимо свидетельство.

Но в салонах красоты и медцентрах пользуются не только современной, но и уже не очень новой техникой, документация на которую не сохранилась. Следует обратить внимание на лампы-лупы и приборы для дарсонвализации.

  • Охрана труда и средства индивидуальной защиты

Очень острым направлением в настоящий момент является охрана труда. Инспекции труда ведут напряжённую работу и уделяют повышенное внимание проверкам салонов красоты. Поэтому для начала директору салона следует обратиться в местную трудовую инспекцию, обучиться и получить список документов, наличие которых необходимо для функционирования организации. Это порядка 40 документов. Тщательнее всего при проверке изучают журнал (его наличие и заполнение), подтверждающий, что инструктаж персонала был осуществлён, есть средства индивидуальной защиты (это наиболее популярная тема для проверки). Поэтому заранее издайте распоряжение об обеспечении работников салона красоты средствами индивидуальной защиты, опираясь на Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ № 290н от 01 июня 2009 года «Об утверждении Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты».

Такие правила есть и для сотрудников бытового обслуживания, в примерных инструкциях по охране труда для маникюрш и парикмахеров, принятых в 2004 году. Однако в Постановлении Министерства труда и социального развития России № 68 от 29 декабря 1997 года «Об утверждении Типовых отраслевых норм бесплатной выдачи работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты» нет сведений по парикмахерским и салонам красоты, поэтому не остаётся ничего, кроме того, как разрабатывать их самостоятельно.

  • Пожарная безопасность

Даже в этой сфере, казалось бы, уже изученной директорами салонов красоты, есть свои нюансы. Большинство ещё не в курсе, что 25 апреля 2012 года было введено в действие Постановление Правительства РФ № 390 «О противопожарном режиме», которым утверждены новые «Правила противопожарного режима в Российской Федерации». Поэтому если вам предстоит проверка службой МЧС, рекомендуется изучить обновлённый документ.

Какие еще необходимо вести документы и журналы в салоне красоты

Кроме обязательной документации, есть ещё перечень внутренних документов, которые помогут наладить и облегчить функционирование салона. Конечно, это необязательные документы, но практически все салоны красоты их ведут. Как правило, почти все они оформляются в свободной форме. Заполняет эти бумаги обычно администратор или сам руководитель салона красоты, если по внутренним стандартам ответственным за документацию является он.

  • Журнал записи клиентов на обслуживание в салоне красоты

Это главный внутренний документ косметологического центра или салона красоты. Можно вести стандартный журнал, купленный в магазине канцтоваров или полученный от фирмы-поставщика, но лучше разработать свой вариант. Если позволяют средства, стоит отдать разработанную версию в типографию, а если надо сэкономить, то можно самостоятельно распечатать на принтере и отдать на переплёт.

Существуют особые требования к заполнению журнала. Администратор вносит в журнал контактные данные посетителя, его номер телефона, заказанную им услугу. Есть средние временные нормативы на каждую процедуру. При составлении графика приёма клиентов администратором учитываются эти временные рамки. Например, маникюр и окрашивание гель-лаком займут 1,5 часа, педикюр (в зависимости от состояния кожи и ногтей) – 1-1,5 часа. Если клиент хочет записаться сразу на несколько процедур, то времени уйдёт меньше. То есть на стрижку отводится 1 час, на окрашивание – 2-2,5 часа. А если посетитель хочет и стрижку, и покраску, на это уйдёт не 3-3,5 часа, а 2,5-3 часа. Поскольку в каждую из этих услуг заложены мытьё и сушка волос, при объединении процедур помыть и посушить волосы надо будет всего один раз. Надо уметь правильно рассчитывать время при записи клиентов, чтобы у мастеров не образовывались простои.

Хороший руководитель всегда знает, с какой скоростью работает каждый из его мастеров. Допустим, Михайлова тратит на маникюр с гель-лаком 1 час 20 минут, Семёнова всегда справляется за 1 час, а Степанова работает дольше всех – 1 час 30 минут. Такая разница зависит от многих причин: от опыта работы, от старательности, от сложности рисунка. Если в обычные дни администратору удаётся записать клиентов с учётом времени работы каждой из маникюрш, то в предпраздничные дни это приведёт либо к простоям, либо к наложению одной записи на другую. Такая ситуация вызовет раздражение и у персонала, и у клиентов. А отвечать на все недовольства придётся администратору.

Для оптимизации работы мастеров по маникюру директору салона красоты рекомендуется понаблюдать за их работой и создать примерную таблицу затрачиваемого времени на одну процедуру:

Услуга

Михайлова Оксана

Семёнова Валентина

Степанова Ирина

Маникюр + гель-лак

1,20

1,00

1,30

Педикюр + гель-лак

1,25

0,45

1,30

Ознакомьте ваших мастеров с данными этой таблицы. Если их всё устраивает, пусть они поставят подпись в знак своего согласия. При дальнейшем составлении графика администратор может опираться на эти сведения, и в случае накладок ответственность будет нести уже мастер.

Все записи в журнал учёта клиентов должен вносить только администратор аккуратным и разборчивым почерком, чтобы в случае необходимости информацию могли разобрать и руководитель, и мастера. За все трудности и накладки, связанные с учётом клиентов, ответственность несёт администратор.

Любые изменения или исправления в журнале должны быть обоснованы. Администратор обязан дать разъяснения, почему клиент отменил запись, почему один и тот же посетитель был записан на несколько процедур, а сделал только одну. Объясните администратору, что будете спрашивать с него ответ за каждую исправленную запись. Даже если вы станете делать это лишь периодически, вы сможете свести до нуля обслуживание мимо кассы. Запретите делать исправления при помощи корректора. Запись стоит аккуратно зачеркнуть, чтобы была видна несостоявшаяся услуга.

  • Карточка постоянного клиента

В центре красоты этот документ идёт следующим по важности ведения после журнала записи клиентов. Самый главный козырь любого косметологического салона – это база клиентов. А карточки постоянных посетителей, вносить данные в которые может лишь администратор, как раз и представляют собой подробную клиентскую базу.

Администратор вносит данные в карточки всех гостей салона красоты. По требованию некоторых из руководства и мастера ведут записи о клиентах. Несмотря на то, что у этой идеи есть и плюсы (специалист указывает все пожелания и нюансы клиентов для оптимизации сервиса, что привлекает посетителя внимательным и индивидуальным подходом к нему), есть и большой минус – предоставляя мастеру доступ к данным посетителей, нет вероятности, что при увольнении он не переманит всех своих клиентов. Поэтому будет лучше, если мастер передаст администратору рекомендации и пожелания от посетителей.

Для внесения в карточку обязательны:

  • фамилия, имя, отчество посетителя;
  • дата рождения;
  • место проживания (для отсеивания от платных сообщений иногородних клиентов, которые бывают в городе периодически);
  • контактный телефонный номер (для напоминания и предупреждения в случае непредвиденных обстоятельств);
  • e-mail (для рассылки новостей).

Будет преимуществом, если клиент согласится предоставить вашему салону красоты следующие данные:

  • семейный статус, количество детей, их гендерную принадлежность и возраст (можно будет пригласить жену или мужа клиента для оказания каких-либо услуг, а дочь или сына – на детские процедуры, в зависимости от возраста);
  • место работы и служебное положение (чтобы не красить ногти офисным клеркам в яркий цвет и не предлагать экстравагантные оттенки волос, а работникам ресторанной сферы не наращивать ногти);
  • наиболее интересующие услуги (так можно будет понять, какие процедуры клиент делает регулярно, а какие можно будет при случае разрекламировать);
  • наиболее предпочитаемые мастера (при записи посетителей на ещё неопробованные услуги рекомендуется направлять их к проверенным специалистам салона красоты);
  • хобби, любимые занятия (клиентам, которым нравится активный отдых, следует подбирать более удобный образ: стрижки с минимальной укладкой, долговечный маникюр, простой в домашнем обслуживании педикюр, или, допустим, записать клиента к сотруднику, у которого такое же хобби);
  • любимые СМИ (интернет-страницы, журналы, телевидение, газеты, т.к. предпочтения ваших клиентов могут помочь в работе салона красоты);
  • рекомендации, замечания;
  • особенности состояния здоровья (аллергии, хронические заболевания, шрамы, родимые пятна).

Не забудьте записывать формулу окрашивания волос ваших постоянных посетителей, чтобы в случае увольнения мастера вы не утратили пожелания клиентов вашего салона красоты. Колористика – это сложная наука, поэтому все понравившиеся покраски следует записывать в виде формул.

Используя карточку, мастер, не будучи ещё знакомым с клиентом, сможет узнать о его предпочтениях или заболеваниях. Сложно построить первое посещение посетителем мастера, если нет понятия о том, что любит клиент, какие темы приемлемы для обсуждения с ним, поэтому необходимо сопоставлять интересы потребителя и услуги салона красоты.

Поскольку в карточке клиента находится конфиденциальная информация, необходимо, чтобы администратор салона красоты строго соблюдал неприкосновенность этого документа. Не допускается выдача документов мастерам, с ними можно ознакомиться только на стойке регистрации и лишь на тех гостей, с которыми мастер будет взаимодействовать.

  • Лист ежедневного отчёта администратора

В этот отчёт вносятся доходы и расходы салона красоты: деньги, полученные после оказания услуг и реализации товаров, с указанием данных от кого и за что внесены денежные средства, кто выполнил работу и информация по текущим расходам.

Будет проще, если лист разделить на графы: и с одной стороны прописывать поступившие средства, с другой – израсходованные. В конце рабочего дня подсчитываются результаты, расходы вычитаются из доходов, значительная часть от полученных денежных средств изымается из кассы, а малая доля остаётся на месте.

В начале рабочего дня в кассе салона красоты или косметологического центра должна лежать сумма не менее 1000 рублей (несколькими купюрами разного достоинства). Это делается для того, чтобы администратор мог рассчитать уже первого клиента. Ни в коем случае ваш клиент не должен покидать салон в поиске размена. Посетитель предпочёл именно вашу компанию, а вы превращаете его визит в неприятную беготню.

  • Внутренние корпоративные стандарты салона красоты

Стандарты по управлению персоналом предлагаются начальником с учётом его видения функционирования салона красоты. В эти стандарты можно включить: описание миссии фирмы, дальнейшее развитие салона, ключевые моменты в работе с клиентами, исключительные особенности компании и прочее. Все важные бумаги салона красоты, включая стандарты, необходимо собрать в книгу. В неё также входят:

  • оргструктура компании (степень подчинённости);
  • корпоративная этика (законы взаимодействия с сотрудниками, гостями, правила обслуживания в салоне красоты);
  • внутренний устой (нюансы приёма и увольнения сотрудников, режим работы салона красоты, права и обязанности работников, список недопустимых действий в салоне);
  • описание разрешённого внешнего вида работников, их заработок (все обязаны знать, как должны выглядеть, какие премии и выплаты они могут получить за выполнение различных видов деятельности);
  • уровень расходов в каждом зале.

Все эти стандарты применяются для порядка деятельности салона красоты, избежания конфликтов. Некоторые из документов работник подписывает до трудоустройства.

  • Стандарты работы

Каждый трудящийся в салоне красоты должен работать согласно стандартам, в которых указано, что он обязан делать на протяжении рабочего дня, как надо себя вести в случае конфликта и т.д. Хорошо, если стандарты работы расписаны на все должности. Это поможет в работе руководителю, который сможет требовать от подчинённых выполнения своих обязанностей, и для самоконтроля работников. Также это поспособствует им ещё до оформления на работу ознакомиться со своими непосредственными обязанностями, понять, как должен быть построен их рабочий день и защититься от прихотей начальства. Обычно от этого страдает администратор, который изначально должен выполнять одни обязательства, а потом на него накидываю всё больше и больше дел. Если вы разработаете внутренний стандарт работы салона красоты, это поможет вам избежать подобных сложностей.

  • Наряд работ

Это лист, в котором, кроме ФИО посетителя салона красоты, даты предоставления услуги и данных специалиста, прописываются проведённые процедуры. Наряд работ создаётся для подтверждения поступления оплаты, расчёта зарплаты сотрудника, списания косметики и дополнительных материалов.

  • Индивидуальный лист мастера

Это документ, ежедневно заполняемый администратором, в котором прописываются все услуги, что предоставил тот или иной специалист салона. Такие отчёты сотрудники могут вести и самостоятельно, но так они буду вынуждены в конце рабочего дня сдавать их администратору, чтобы он сравнил их со своими записями. Для облегчения данного труда можно использовать копирующиеся бланки, чтобы лист делался сразу в двух экземплярах. В этом случае оригинал выдаётся мастеру, а копия остаётся в салоне красоты для контроля работы и начисления заработной платы.

  • Журнал учёта продаж с витрины

Данный документ используется для отслеживания продаж на ресепшене салона красоты. Журнал ведётся администратором в свободной форме, но необходимы следующие графы:

  • день и месяц продажи;
  • количество и наименование проданного товара;
  • персональные данные клиента, совершившего покупку;
  • цена проданного товара;
  • ФИО продавца.
  • Журнал заявок на материалы

Информацию в данный журнал могут вносить работники или администратор по мере необходимости, но контроль возлагается на администратора. Журнал заполняется в свободной форме, состоит из следующих граф:

  • дата заказа;
  • ФИО заказавшего работника;
  • наименование товара или его внутренний код (при наличии);
  • количество;
  • подпись руководителя, подтверждающая заказ;
  • дата оформления заказа;
  • ФИО администратора, осуществившего заказ;
  • дата привоза товара;
  • ФИО администратора, получившего заказ.
  • Журнал сотрудников

В этом журнале должны быть записаны паспортные данные сотрудников, даты рождения, семейное положение, наличие детей и даты их рождения, адреса прописки и фактического проживания, контактные номера телефонов, ориентировочное время, затрачиваемое на дорогу от дома до салона (чтобы знать, какому специалисту позвонить во внештатной ситуации).

Обязанность по заполнению журнала лежит на руководителе салона красоты. Сам документ, согласно указанию участкового инспектора, хранится у администратора.

  • Журнал прихода-ухода сотрудников

Особенную важность этот журнал имеет, если сотрудники получают почасовую оплату. Но при любом раскладе такой документ дисциплинирует персонал. Если работник забыл прописать в журнале время ухода домой, администратор ставит время, когда в последний раз видел работника. Опоздание для упрощения учёта выделяется красными чернилами.

Рассказывает практик

Другие не менее важные внутренние документы и журналы салона красоты

Наталья Колокольцева, руководитель салона красоты «Настроение», Саратов

  • Список дней рождений сотрудников салона красоты. Пусть будет обязанностью администратора отслеживание праздничных дат по этому документу. Накануне чьего-либо дня рождения он напомнит вам об этом. Некрасиво и непрофессионально, если все поздравляют работника, кроме его руководителя.
  • График работы салона красоты. Разрабатывать данный документ входит в обязанности администратора или директора. Руководитель заверит график своей подписью, а хранить его будет администратор.
  • Список поставщиков. В нём будут прописаны все контактные данные: наименование компании, её месторасположение, ассортимент, имена и телефонные номера менеджеров.
  • Список учреждений, осуществляющих проверку салона красоты названия
  • Перечень обслуживающих организаций. Здесь необходимо записать наименование фирмы, её сферу деятельности и контактные телефоны.
  • Журнал уборки отсутствие претензий по уборке.
  • Журнал техника. поручения для техника, отмечается их выполнение.
  • Журнал маркетинговых акций, проводимых салоном красоты. Наличие такого журнала поможет урегулировать действие ваших акций. Заранее разрабатывайте и записывайте их в книгу учёта, чтобы быть готовым к праздникам, поскольку может потребоваться выполнение предварительной работы: распечатка купонов, плакатов, покупка воздушных шаров.
  • Журнал заявок на услуги. При накоплении большого количества пожеланий клиентов. Можно задумать о внедрении той или иной новой услуги в вашем салоне красоты.
  • Рекламный архив, включающий в себя минимум две папки: архив рекламы салона и архив рекламы конкурентов. фирм
  • Журнал передачи дежурств. смены в салоне красоты


Ваша персональная подборка
    Рекомендации по теме
    Живое общение с редакцией
    Рассылка

    © 2014–2016 Интернет-журнал об аналитике и практике красивого бизнеса «Директор салона красоты»

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции Интернет-журнала «Директор салона красоты».
    Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

    
    • Мы в соцсетях