Арника
Удобный простой учет всего необходимого

Как управлять финансами салона красоты

860
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock
Когда открываешь свое предприятие, то главный волнующий вопрос – как управлять финансами грамотно и правильно, ведь любой бизнес создается для того, чтобы приносить доход.

Салон красоты – это предприятие малого бизнеса. Здесь система управления финансами несколько проще, чем на каком-нибудь заводе или в строительной компании, когда нужно вести грамотный учет каждой копейки и подтверждать любую трату множественными документами. Предприниматель, открывающий салон красоты, должен узнать только две основополагающие истины, чтобы правильно управлять финансами. Ему необходимо вести и контролировать некоторые деловые бумаги. И всегда помним золотое правило целостного документооборота: «Основа системы – многократный дубляж информации». Приведем пример, как это надо делать. Начнем наш разбор с того момента, как клиент записался на прием в салон красоты. Какие документы нужно будет заполнять?

Журнал записи клиентов

Не имеет большого значения, где вы регистрируете клиентов. Управлять записью можно благодаря любому из трех самых популярных вариантов журнала.

1. Один журнал на весь салон.

2. Много журналов, по одному на каждое подразделение.

3. Таблица в компьютере, которая входит в общую систему контроля за деятельностью салона.

4. Онлайн-программа для учета записи клиентов (например Арника).

Какой бы способ вы не выбрали, необходимо соблюдать некоторые правила.

  1. Установить общий стиль заполнения. Например, чтобы все было одного цвета.
  2. Относиться к журналу как к финансовому документу. Сотрудники будут получать заработную плату в соответствии с записями об оказанных ими услугах, то есть если забыли отметить в журнале посещение клиента, то и оплату за его обслуживание никто не получит.
  3. Управлять записью клиентов должен только администратор. Косметологи и мастера не могут вмешиваться, иначе получится неразбериха.
  4. Необходимо принять стандартную форму записи (клиент – услуга – контактный телефон), которая утверждается приказом управляющего с прямой материальной ответственностью администратора.
  5. Обязательно вписывать фамилию клиента.
  6. Получить от клиента его фамилию можно благодаря системе накопительных скидок. Администратор в разговоре с клиентом сообщает о различных подарках, бонусах, акциях, которые доступны для посетителей с фамилией.
  7. Если клиент никак не хочет называть свою фамилию, то можно попросить его придумать псевдоним. Ведь вам не важна реальная фамилия, главное – не перепутать посетителей из-за наличия только одного имени.
  8. В случае отмены услуги или неявки клиента нельзя выкидывать или вычеркивать паспортную часть записи. Администратор отмечает красным цветом посетителя, отменившего или не пришедшего на сеанс. Ваши сотрудники могут воровать выручку и написать, что процедура не была произведена. Поэтому вам надо самостоятельно обзванивать всех неявившихся клиентов и очень доброжелательно интересоваться, что с ними случилось, почему они не пришли.
  9. Чтобы администратор грамотно составлял график занятости каждого специалиста и понимал, какой срок отводится той или иной процедуре, следует составить специальный документ «Нормировки рабочего времени на услуги» для каждого мастера и предоставить его своему сотруднику.
  10. Этот документ необходим и для контроля за тем, чтобы специалист не оказывал дополнительных услуг под видом затянувшейся процедуры и не клал бы деньги себе в карман. В случае, если клиент не вышел вовремя из косметологического кабинета, стоит вызвать мастера и выяснить, в чем причина.

Рекомендуем попробовать Арнику - сервис по управлению салоном красоты

Лист ежедневного отчета администратора

Следующий важный документ в управлении финансами заведения – это лист ежедневного отчета администратора. Вот посетитель зашел в салон, направился в косметологический кабинет, через некоторое время подошел к рецепции для оплаты полученной услуги. Этот факт администратор должен отразить в отдельном документе. Необходимо завести специальную таблицу, в которую он будет вписывать данные о клиенте. Она может выглядеть вот так:

Это важный документ материальной отчетности администратора, который помогает управлять его деятельностью, поэтому следует учитывать некоторые моменты:

1. Любую информацию о финансах необходимо держать подальше от чужого глаза. В ежедневном отчете администратора, заполняемом в конце смены, хранятся данные о ваших доходах. Его не следует оставлять на рабочем месте, чтобы тот не попал в чужие руки.

2. Отчет должен заполняться в двух экземплярах.

3. Один экземпляр хранится у управляющего, а второй – у бухгалтера.

4. Сумма в пункте «ИТОГО» должна до копейки быть равной той, которую сдал администратор. Помните о том, что любое несовпадение, пусть даже на один рубль, является нарушением.

5. Введите раздел «Расходы», если собираетесь брать мелкие суммы из кассовых средств. Как показывает практика, очень трудно сдержаться и не залазить в дневную выручку. Хотя по правилам ведения бизнеса этого делать нельзя.

6. Не стоит использовать в качестве инкассатора вашего администратора. Этот пункт вполне понятен и не требует разъяснений.

Если в салоне есть возможность расплачиваться по карточке, то необходимо завести еще один дополнительный отчет, куда будут вписываться только клиенты с безналичным расчетом, а также прошедшие по бартерной схеме (услуга за услугу).

Чек

После совершения оплаты обязательно даем клиенту квитанцию, строго предписанную законом. В связи с широким применением единого налога на вмененный доход к выручке салона красоты перестали столь пристально присматриваться, поэтому можно смело пробивать чеки. Главное их достоинство – это то, что на них проставляется дата и время расчета. Поэтому для руководителя крайне выгодно иметь чеки. Они помогут предотвратить воровство со стороны работников. После сверки времени в чеке с записями в ежедневном отчете администратора все встанет на свои места. Сразу будет понятно, насколько честные у вас работают сотрудники, и как правильно они ведут учет.

Для более полного контроля многие салоны красоты устанавливают видеонаблюдение за кассой. Это достаточно эффективный метод борьбы с мошенниками. Важным фактором будет являться также то, что администратор знает о том, что его снимают, и страх быть пойманным остановит его от совершения кражи.

После прохождения оплаты и выдачи посетителю чека не стоит его сразу провожать. Необходимо еще собрать информацию о нем. Заполняем индивидуальную карту клиента.

Индивидуальная карта клиента

Приведем пример корпоративной формы карты клиента, которая находится у администратора:

Запомните важную информацию по заполнению карты клиента:

1. Посетителю задаем минимум вопросов (три-четыре). Все остальные данные берем из других источников и документов.

2. Карту клиента заполняет администратор. Она должна находиться в компьютере или у бухгалтера. Электронный вариант хранения предпочтительнее.

3. Важно, чтобы администратор вежливо общался с посетителями и задавал правильные вопросы. Например, нельзя спрашивать возраст, так как многих это приведет в замешательство. Если нужно получить данные, то лучше уточнить дату рождения клиента, обосновав свой интерес тем, что на личные праздники вы дарите специальные подарки или дополнительные бесплатные услуги. Тогда это заинтересует посетителя, и он с радостью вам ответит, а вы получите нужные данные.

4. Сегодня адрес электронной почты является важной информацией. Прежде всего потому, что электронная рассылка – важнейшая часть рекламной кампании. Поэтому не забывайте уточнять у клиента его е-mail.

5. Не спрашивайте точный адрес посетителя. Многие люди сегодня очень боятся сообщать кому-либо место своего проживания. Достаточно вписать только район или станцию метро.

6. Самый важный пункт – определить, откуда человек узнал о вашем салоне. Это необходимое условие для оценки эффективности маркетинговых кампаний. Собирая данную информацию, вы можете следить, реклама в каких источниках дает больший приток клиентов, и в соответствии с этим грамотно распределять средства для продвижения вашего салона красоты. То есть покупать больше рекламы в тех местах, которые обеспечат лучшую конверсию. Тратьте деньги на продвижение с умом.

7. Последний пункт – отчет о тратах клиента. Вам нужно понимать, что нужно посетителю и какими услугами он пользуется чаще других. С этой информацией вы можете предлагать заказчику лучший сервис или давать дополнительные скидки, если он приобретет несколько ваших продуктов. Это произойдет только тогда, когда вы точно будете понимать его потребности, то есть предлагать то, что ему действительно нужно. Отчет о тратах клиента ведет компьютер или бухгалтер.

7 причин, почему пора отказаться от бумажной Книги записи клиентов

6 советов, как правильно управлять финансами новичкам

Совет 1. Отделите личные финансы от вашего бизнеса

Главное правило ведения бизнеса и управления финансами – не смешивать личные и рабочие деньги. Этот постулат прост и элементарен, но даже опытные руководители его иногда забывают. Нельзя покупать расходные материалы для салона красоты, оплачивая их из собственного кармана, так же как и для удовлетворения своих прихотей не стоит брать деньги из кассы.

Отделить личные средства от бизнеса труднее всего, когда рядом нет партнеров и предприниматель единолично руководит предприятием. Поскольку все доходы принадлежат ему, их легко смешать. Но не ведя раздельный учет, бизнесмену сложно будет проанализировать работу капитала, управлять рисками при вложении средств в новые отделы, а главное, спрогнозировать расходы. Чтобы трудности с финансами салона красоты не стали вашими личными неприятностями, не совершайте эту ошибку.

Совет 2. Держите ваши затраты на максимально низком уровне

Когда бизнес только заработал, если даже у вас и есть некоторые финансы, то тратить их следует на действительно жизненно необходимые для салона вещи, которые пойдут на раскрутку. В этом вам поможет знание принципов «экономичного стартапа», особенно если вы запускаете новый продукт или услугу. Смысл метода прост - надо придумать самую скромную версию любого товара или процедуры, чтобы при минимальных затратах понять, нужно ли это клиентам и будут ли вложенные средства оправданы рынком. Даже если вы возьмете проверенную на других салонах красоты схему, совсем не обязательно, что у вас она сразу «выстрелит». Всему нужно время. Чтобы не расходовать больше денег на старте, пока ваш бизнес только набирает обороты, используйте наиболее простую и дешевую инфраструктуру.

На начальном этапе лучше разработать план, чтобы правильно и экономно управлять финансами. Например, договориться о бартерных отношениях или придумать способ получать услуги бесплатно. Подключайте свои личные и деловые связи, проводите анализ поставщиков и выбирайте наиболее выгодные условия, ищите недорогие рекламные каналы. Возможно, в дальнейшем вам это не понадобится, но пока стремитесь к тому, чтобы привлечь как можно больше клиентов за меньшие средства.

Договоритесь с сотрудниками, что на стартовом этапе вы не будете платить им большие заработные платы. Наберите минимум необходимых специалистов. Увеличивать штат лучше по мере роста прибыли и расширения сферы деятельности. Ввязываться в конкурентную борьбу на первых порах не лучшее решение. Попытка превзойти соперников может привести к тому, что ваш бизнес погибнет раньше, чем потенциальные клиенты увидят ваше превосходство. Для начала будет достаточно уникального сервиса и низкой себестоимости.

Совет 3. Ведите управленческий учет

Управлять финансами можно очень легко, если сразу же приучиться контролировать доходы и расходы по определенным статьям. Полученные средства разделяем на основные и побочные. Расходы – на функционирование предприятия, выплаты зарплаты, траты на рекламу, налоги и хозяйственные нужды.

Совет 4. Планируйте расходы и доходы

Бюджет – основная составляющая не только управления финансами, но и всего вашего дела. Планирование – это как кровеносная система для бизнеса. Ваши первые прогнозы могут оказаться неверными, но постоянное изучение рынка поможет вам через какое-то время правильно ставить цели, а главное – достигать их.

Совет 5. Ведите регулярный мониторинг движения денежных средств

Контроль за потоком денежных средств важен для любого бизнеса. Вначале необходимо постоянно следить за тем, как деньги поступают и уходят с вашего счета, обращать внимание на их остаток. Если вы понимаете, что расходы в состоянии превысить доходы, нужно принимать меры по стимулированию притока наличности. Это может быть проведение акций или распродаж, чтобы ваши клиенты заранее оплатили услуги.

Совет 6. Повышайте свою финансовую грамотность

Систематическое развитие в области управления финансами гарантирует вам принятие правильных решений в бизнесе. Даже если у вас есть толковый финансист и бухгалтер, то вам все равно необходимо самому разбираться во всех процессах функционирования своего предприятия. Поэтому важно постоянно повышать свой экономический уровень: читать современные бизнес-книги, ходить на лекции и тренинги и набираться опыта на примере людей, которые уже достигли тех вершин, куда вы сами хотите подняться. Всегда и везде учитесь у них, как грамотно управлять финансами.



Ваша персональная подборка

    Живое общение с редакцией

    Рассылка

    © 2014–2016 Интернет-журнал об аналитике и практике красивого бизнеса «Директор салона красоты»

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции Интернет-журнала «Директор салона красоты».
    Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

    
    • Мы в соцсетях