Арника
Удобный простой учет всего необходимого

7 причин, почему пора отказаться от бумажной Книги записи клиентов

3317
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock
Агапова Татьяна
директор компании «Инструменты бизнеса»
Без клиентов нет бизнеса. Это постулат, который знает любой, даже начинающий предприниматель. Вопрос сохранения информации о клиентах, мастерах, услугах – это не дань моде и не прихоть технократов. Это жизненная необходимость и, если хотите, залог существования и развития бизнеса в современных условиях!

Работая с предприятиями индустрии красоты, анализируя их бизнес, а также изучая современные технологии и инструменты управления, мы можем выделить несколько причин, почему необходимо перейти от «тетрадки» к автоматизированной системе ведения клиентской базы и работы с ней.  

Причина 1. Повышение качества клиентского обслуживания

В современном мире ваши клиенты ежедневно сталкиваются с новыми технологиями обслуживания. Digital Disruption (цифровой переворот) охватывает отрасль за отраслью: переход на цифровой аудио- и видеоконтент для электронные СМИ, розничные продажи через интернет, развитие телекоммуникаций, когда проводная связь становиться анахронизмом. На рынке финансовых услуг активно внедряются онлайн-банкинг и финансовые технологии. В образовании, гостиничном и транспортном бизнесах появляются электронные сервисы: booking.com, Yandex-такси и пр. На очереди — производство и здравоохранение.

Любой электронный сервис позволяет сейчас произвести оплату через системы электронных платежей, получить дополнительную информацию, зарезервировать удобное место и время для получения услуги. Дает возможность контролировать свои расходы и бонусы, а адаптивные интерфейсы позволяют совершать необходимые действия с планшета или смартфона.

Вы можете сказать, что клиент приходит в салон не за IT-технологиями, а за результатом, эмоциями, заботой. Безусловно. Но разве не заботой о клиенте является возможность коммуницировать со своим любимым салоном посредством интернет? Когда в любой момент клиент может зайти, увидеть услуги, которые получал, посмотреть и отметить мастера, который ему особенно понравился, узнать, сколько бонусов на личном счете и куда их можно использовать. Разве это не повышает степень доверия к вашему бизнесу и не делает взаимоотношения более открытыми, а как следствие, более лояльными? 

Когда клиент может контролировать свои деньги, доверенные вашему салону, он будет более активно использовать механизм предоплаты услуг, депозиты, бронирование услуги на нужное время с фиксированной ценой. Все это, в конечном итоге, способствует формированию полной записи в салон.

Среди ваших клиентов увеличивается число тех, кому привычнее написать или оформить заявку без лишних звонков? Дайте им эту возможность. Быть в тренде – это необходимость, если вы хотите получить молодую, активную аудиторию.

Рекомендуем попробовать Арнику - сервис по управлению салоном красоты

Причина 2. Риск потери информации о клиенте

Базу Клиентов на бумажном носителе можно украсть или уничтожить. Нередко видишь, как администратор вносит информацию о клиенте в бумажный журнал и больше нигде ее не фиксирует. А теперь представьте, он уходит вместе с этим талмудом? Как вы сможете узнать, кто и когда должен прийти? 

Многие руководители жалуются, что мастера нарабатывают базу и уводят клиентов домой. Начинаешь разбираться – оказывается, мастер у себя в телефоне не поленился зафиксировать имя и номер телефона нового клиента, а администратор – забыл это сделать.  Как вы сможете предупредить клиента, что мастер больше не работает в салоне и предложить ему, клиенту, более выгодные условия при возвращении в салон?  Почему руководитель смотрит на этот факт сквозь пальцы, а потом кусает локти и жалуется, что его предали? Опыт показывает, что отказ от бумажных Книг записи в пользу автоматизированной Базы клиентов снижает риск потери клиентов и увода их мастером.

Дополнительным плюсом является и то, что хранение информации на удаленном сервере, куда не имеет доступ ни администратор, ни мастер, ни ваш партнер по бизнесу, делает невозможным удалить базу или нанести ей вред. Этот же аргумент можно привести, когда возникают форс-мажорные обстоятельства: пожар, потоп, кража, короткое замыкание, в результате которого может пострадать системный блок, и вы рискуете мгновенно потерять информацию.

В случае использования SAAS-технологии ваша база надежно защищена, настроена процедура зеркального копирования данных, что дает возможность быстро восстановить работу без потери данных и истории клиентов.  

Причина 3. Унификация бизнес-процессов и снижение вероятности «человеческого фактора»

Когда в салон приходит новый сотрудник, его необходимо быстро ввести в курс дела. Он должен оперативно усвоить большой объём информации, научиться отвечать на звонки клиентов, рассчитывать стоимость услуги с учетом скидок, акций и накопленных бонусов. Узнать, кому из клиентов необходимо позвонить и к какому мастеру записать,
Постоянные клиенты любят, когда их узнают по голосу, но новый администратор их не знает! Также он не знает, к какому мастеру обычно ходит клиент. И здесь на помощь приходит специализированная программа для управления салоном красоты, которая позволяет узнавать клиента сразу при звонке по номеру телефона, подсказывает, как обратиться к клиенту по имени и записать к любимому мастеру без лишних вопросов.

Есть еще один момент. Когда салон ведет учет на бумаге, то стикеры, наклейки, блокнотики буквально пестрят на стойке администратора. Это напоминалки – не забыть позвонить поздравить клиента с днем рождения, напомнить о визите, позвонить тем, кто давно не был в салоне и т.д.

Этот процесс можно автоматизировать, а по некоторым пунктам даже исключить участие администраторов. Для этого достаточно настроить  автоматическую отправку SMS-поздравление, SMS-напоминание. Автоматически, по заданным критериям, формируется список клиентов, которые были на определенной услуге, в определенное время, и которым необходимо позвонить. Приходя на работу, администратор включает компьютер, входит в программу и видит этот список. Ему остается позвонить и пригласить клиента. Это просто магия!

Причина 4. Мобильность

Эффективный руководителей не сидит весь день в салоне – встречи, обучение, поиск новых поставщиков, привлечение новых клиентов. Поэтому возможность получать актуальную  информацию о деятельности своего бизнеса, контролировать запись, приход клиента, процесс выполнения поручений и оперативность внесения изменений в работу администратора или мастеров становится производственной необходимостью.

Неслучайно программы для управления салоном красоты предоставляют возможность получать необходимую информацию, не отвлекая администратора, прямо на телефон или планшет руководителя салона.

Причина 5. Ускорение процесса обработки, анализа данных для принятия управленческих решений

Расчет заработной платы – кропотливая работа. Возможны ошибки, неправильные расчеты, а отсюда недоверие персонала к вам как руководителю. При этом премирование сотрудников за новых клиентов, выполнение целевых показателей, которые нужны прежде всего вам как руководителю становится дополнительной проблемой. Сложность таких подсчетов заставляет руководителей отказаться от использования данных схем начисления. Использование программы дает возможность сделать расчет заработной платы более прозрачным и быстрым.

Пример: салон, 60 м2, 4 парикмахера, 2 косметолога, 1 мастер по маникюру, 2 администратора, солярий.

Ручной расчет Автоматизированный расчет

1. Обработать вручную все квитанции об услугах и их стоимости. Проставить % мастера в зависимости от категории и услуги.
2. Вычесть стоимость материалов, стоимость полученных услуг от салона по внутренней цене.
3. Премии за выполнение плана и привлечение новых клиентов.

1. Ввести все правила начисления процентов по каждому мастеру и каждой услуге (один раз).
2. Фиксировать визит клиента (администратор, в ежедневном режиме).
3. Произвести расчет.

Время расчета – 3,5 часа
 
Время расчета  –  2 минуты

Посмотреть, кто из клиентов вернулся, потерялся, новый, пришел по акции, как изменился средний чек при использовании бумажных квитанций или просто тетрадки становится вообще трудно решаемой задачей. А каждый день нам приносит повышение цен на закупаемые материалы, энергоносители, снижение платежеспособности покупателей и их активности. Поэтому и решения должны приниматься быстро и эффективно. Прошли те времена, когда бизнес рос только за счет новых клиентов. Теперь выигрывает тот, кто может проанализировать свою клиентскую базу, сегментировать ее по различным признакам, и не только пол, возраст, потребляемые услуги, мастера, но и по хобби, каналам привлечения, отклик на акции и т.д. Умение читать Базу клиентов, заниматься маркетингом, придумывать для клиента новые услуги и делать Уникальные предложения – все это становится вашим конкурентным преимуществом.

Причина 6. Повышение технической грамотности сотрудников и развитие новых навыков

Обучение персонала чему-то новому благотворно сказывается на вашем бизнесе. Это развивает специалистов. Самое главное – донести до них те преимущества, которые прежде всего они получат от работы с новыми технологиями. Показать, как изменится их статус, уменьшится объем бумажной работы, изменится размер оплаты труда. Осознание того, что с вами он растет и зарабатывает, делает его вашим сторонником. Кроме того, работу в программе для управления салоном красоты можно преподнести как игру, где начисляются бонусы и присваиваются звезды за каждый правильно пройденный этап.

Полученные знания при работе в автоматизированной программе для учета сокращают сроки обучения работе в других программах или электронных сервисах, открывают новые возможности для них в получении большего числа цифровых услуг (бронирование гостиниц и авиабилетов, онлайн-обучение, госуслуги).  

9 недорогих решений для оптимизации работы салона красоты

Причина 7. Экологичность, снижение расхода использования бумаги

И это не шутка. Используя книги для записи клиентов вы поддерживаете бумажную промышленность, а ее никак нельзя назвать экологически чистой. Плюс, все мы помним, что бумагу делают из деревьев. 1 дерево = 12 500 листов бумаги. Задумайтесь об этом, когда в очередной раз будете заводить толстенный журнал или покупать тетрадь для записи.

Кроме того, бумажные носители необходимо где-то хранить, обеспечивать им сохранность. Тогда как оформленные в программе визиты и карточки клиентов всегда под рукой и не захламляют пространство. Нет необходимости выделять площади под хранение бумажной документации, а также не нужно назначать ответственного для организации этого процесса.

Мир меняется! И с этим ничего не сделать. Можно либо меняться вместе с ним, либо смотреть, как остальные опережают вас и уводят ваших клиентов. А что выбираете вы?


 



Ваша персональная подборка
    Рекомендации по теме
    Живое общение с редакцией



    Рассылка

    © 2014–2016 Интернет-журнал об аналитике и практике красивого бизнеса «Директор салона красоты»

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции Интернет-журнала «Директор салона красоты».
    Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.