Арника
Удобный простой учет всего необходимого

Администратор салона красоты: образец должностной инструкции

31710
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock
Администратор салона красоты выполняет большой объем задач. Почему-то принято считать, что администратор салона выполняет функции секретаря. А вместе с тем, он обязан координировать работу всего персонала салона и выступать как лицо компании.

Именно встреча с администратором становится началом посещения салона. Администратор салона красоты встречает гостей, помогает выбрать подходящую процедуру, презентует дополнительные услуги. Кроме того в функции администратора входит расчет клиента, продажа косметических продуктов и т.п.

Профессиональный, ответственный администратор салона красоты – важное условие успеха всего вашего бизнеса. Администраторы салонов красоты могут быть двух типов:

  1. «Помощник». Администратор салона встречает гостей, предлагает напитки, ориентирует по услугам.
  2. Старший администратор салона красоты. Старший администратор уполномочен регулировать запись, спорные моменты в вопросах обслуживания, формировать заказ косметики и необходимых инструментов. Обязанности старшего администратора салона красоты включают решение хозяйственных вопросов и конфликтных ситуаций с посетителями.

С бурным развитием бьюти-индустрии, администратор салона красоты стал обязательным сотрудником в любых компаниях, оказывающих услуги заботы о красоте и здоровье:

  • салоны маникюра и педикюра;
  • парикмахерские салоны;
  • SPA-центры;
  • массажные салоны;
  • центры эстетической медицины;

Основные функции администратора салона красоты

Основные обязанности администратора салона красоты включают:

  1. Создание уюта для клиента при обращении в ваш салон на стадиях знакомства, записи, окончания визита.
  2. Сопровождение продаж в салоне.
  3. Выполнять функции кассира.

Какими профессиональными качествами должен обладать администратор

  1. Высокий уровень мотивации к выполнению работы, желание заниматься этой деятельностью.
  2. Организационные способности – работа с людьми, умение взаимодействовать, общаться.
  3. Практичность, умение ведения хозяйственной деятельности.
  4. Предвидение будущего развития событий, последствий решений.
  5. Способность контроля нескольких объектов сразу и параллельные процессы.
  6. Стрессоустойчивость, эмоциональная уравновешенность.
  7. Ответственность, дисциплинированность, честность, инициативность.
  8. Уверенность в себе, стремление совершенствоваться.
  9. Энергичность, активность, высокая обучаемость.

Говорит Директор салона красоты

Елена Валеева, директор салона красоты «Наталия», Калининград

В функции администратора в моем салоне входит: ответ на телефонные звонки, консультации клиентов, ведение записи, координирование работы специалистов, помощь в выборе подходящих процедур, продажи косметики и инструментов. Важное значение отводится профессионализму и тактичности. Ответственный и опытный администратор выступает опорой для владельца салона красоты, залогом развития бизнеса. При приглашении администратора на работу основное внимание уделяем личным  качествам.

Права администратора салона красоты

  1. Знакомиться с проектами решений руководства салона о его деятельности.
  2. Вносить на рассмотрение руководства предложений, направленных на совершенствование работы, предусмотренной обязанностями в рамках настоящей инструкции.
  3. В рамках своей компетенции выносить предложения для непосредственного руководства по всем недостаткам, выявленным в ходе работы, с внесением предложений для их устранения.
  4. Запрашивание лично либо по поручению руководства от подразделений и других специалистов документы и сведения, которые требуются для выполнения своих должностных обязанностей.
  5. Привлечение специалистов всех структурных подразделений для решения задач, которые на него возложены.
  6. Требовать от руководства салона содействовать в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

Кому подчиняется администратор салона красоты

Подчиняется администратор салона красоты непосредственно директору заведения, руководителю соответствующего структурного подразделения либо другому должностному лицу. Когда администратор салона отсутствует (по болезни, во время отпуска и др.), исполнением его обязанностей занимается лицо, которое назначено в установленном порядке, наделяющееся соответствующими правами и ответственностью за исполнение соответствующих обязанностей. В том числе, этим лицом может выступать сам директор салона либо старший специалист.

Салон красоты для директора родной дом, поэтому в подборе администратора он очень критичен

Елена Калетина, консультант по подбору персонала«Кадровые технологии»

Многие руководители особое внимание уделяют личным качествам администратора. Вне зависимости от опыта претендента, он может столкнуться с отказом при несоответствии своего характера  ожиданиям работодателя. Администратор работает в коллективе, возлагается требование по способности нахождения общего языка со всеми мастерами и другими сотрудниками.

При этом администратор является правой рукой руководителя, важно быть не только профессионалом, но и человеком, вызывающим доверие.

Обычно владелец и директор салона является одним и тем же человеком, как правило, это женщина. Такие руководители опасаются – что-то может нарушить распорядок их компании.

Они часто считают салон красоты своим домом, с заведенным укладом. Поэтому заранее часто критично и подозрительно относятся к администратору. Соответственно, возникает проблема постоянного контроля по мелочам и чрезмерной опеки нового сотрудника. И при этом часто нет стандартов должностных обязанностей администратора салона красоты.

Гораздо проще было бы организовать работу администратора салона красоты при наличии четких инструкций, которые предписывали бы подходящей порядок действий в конкретной ситуации.

Типичные ошибки в работе администратора

Работа администратора имеет важное значение, поскольку влияет на следующие факторы:

  • впечатление клиента после первого звонка в салон;
  • оформит ли клиент запись на услуги;
  • какие услуги и как часто клиент будет заказывать в салоне красоты;
  • решит ли купить препараты для домашнего применения.

Ошибки допускают все. Вот список самых распространенных ошибок, которые совершают администраторы в своей работе. Изучив их, вы можете точнее составить список требований к своему сотруднику.

1. Неправильная работа с клиентами. Часто именно администратор демонстрирует клиенту, что не нужно приходить в этот салон в данный момент. Негативное впечатление может остаться у клиента после общения с администратором по телефону, некорректной встречи в салоне. Невнимательность или некомпетентность администратора также не произведут впечатление на клиента.

2. Администратор не разбирается в косметических продуктах и не умеет их продавать. Следствием ошибок при продаже косметики для домашнего использования становится недополучение прибыли.

3. Среди возможных ошибок работы администратора с составлением базы данных следует отметить:

  1. Слишком настойчивый опрос при сборе информации о клиенте, из-за чего возникает напряженность, «закрытие» человека, с намеренным искажением либо сокрытием сведений.
  2. При ведении баз клиентов формируется информационный дефицит, с затруднением установления контактов с клиентами, их развития.
  3.  Халатное отношение к получению информации об удовлетворенности посетителей о посещении либо услуге.

3. Администратор салона красоты некорректно ведет себя с клиентом в конфликтных ситуациях. Из-за чего салон часто теряет клиентов: формируется негативное отношение к заведению. Исправить это очень не просто.

4. Неграмотное управление персоналом. К серьезным финансовым последствиям для салона приводят ошибки администратора и в вопросах управления персоналом. Среди основных ошибок в этом отношении стоит отметить:

  • чрезмерное «закручивание гаек»;
  • превращение «серого кардинала»;
  • стравливание сотрудников, управление, основанное на принципе «Разделяй и властвуй».

Следствием такого поведения становится рост уровня психологической напряженности в коллективе, конфликты среди сотрудников. Всё это будет ощущаться и клиентами, из-за чего снижаются удовлетворенность и лояльность.

Поведение администратора по отношению к специалистам может быть и другим – защита их от руководства, играя роль «своего парня». Порой такой руководитель ставит интересы персонала выше салона, из-за чего заведение лишается денег.

5. Поведение при проверках. Взаимодействие c проверяющими организациями нередко предполагает серьезные сложности для администратора. Возникают ошибки в этом отношении по причине частичного либо полного незнания нормативной документации, правил проверки, просто психологической неготовности к появлению проверяющих. Следствием ошибок администратора при проверках становятся штрафы и сопутствующие проблемы.

Администратору должны быть также известны основные проверяющие организации, их полномочия, обязанности, требования. Для этого вам стоит разработать, утвердить специальные инструкции по действиям при проверках, с организацией занятий по этой теме, возможно и организовать экзамен. У руководителя салона красоты есть полное право указывать в этой инструкции пункты, предназначенные для защиты интересов салона. Администратор благодаря пониманию правил и рекомендаций поведения во время плановых и внеплановых проверок может выйти победителем даже в сложнейших ситуациях. В нормативных документах закреплено множество положений, которые могут подлежать разной трактовке.

Среди наиболее распространенных ошибок во время проверок: администратор пугается при появлении проверяющего, невнимателен к документам, планирует дать взятку, некорректно или грубо себя ведет.

Довольно распространены случаи превышения служебных полномочий со стороны проверяющих. Чтобы избежать неприятных ситуаций и лишних трат, важно быть внимательным и подготовленным к разным ситуациям. Инструкция по взаимодействию с проверяющими должна содержать весь список таких организаций, с данными о контактных лицах, телефонах, требованиях к предоставляемой информации и пр.

Кроме инструктажа, также рекомендуем для администратора предусмотреть периодические деловые и административные игры, во время которых будет осваивать взаимодействие с проверяющими и надзирающими органами. При необходимости можно обратиться к «дружественным» инспекторам, чтобы они занялись подготовкой администратора к сложным и неожиданным ситуациям.

6. Недочеты в проведении учетной и контрольной политики. Среди важнейших задач администратора – внедрить в жизнь учетную и контрольную политику салона. Следствием нарушений в данной области могут стать риски хищений расходных материалов сотрудниками салона.

К чему приведут грубые ошибки в работе администратора салона красоты

Следствием несоблюдения правил обслуживания клиентов в салоне становится психологический дискомфорт в заведении. Подобный инцидент может привести к потере клиента. Размер финансовых потерь по причине некачественного обслуживания одного клиента является действительно значимой суммой.

Строится ориентировочный расчет примерно по следующему принципу. Если в среднем клиент платит в салоне 60 долларов в месяц, то годовые потери для салона при расставании с ним составят 720 долларов. Но на этом потери не ограничиваются. Ведь психологи утверждают – недовольный клиент передает свое негативное отношение к салону и 10 своим знакомым. А  каждый из них будет делиться этой информацией со своими друзьями – не лучшее «сарафанное радио» получается. Итого количество потенциальных клиентов составляет 60 человек.

Неудовлетворительное обслуживание может быть вызвано множеством  причин – грубость работников, невнимание к вопросам клиента, некачественная уборка, беспорядок в холле салона, неправильный подход к решению конфликтных ситуаций с клиентами. Не искоренена проблема и «советского ненавязчивого сервиса и обслуживания», когда администратор не уделяет внимание и всем своим видом и действиями дает понять, что ваши вопросы и потребности мало кого интересуют.

Если администратор салона красоты – мужчина

О том, как важна роль администратора в салоне красоты, сказано во многих статьях. Поскольку в индустрии красоты заняты в подавляющем большинстве женщины, администратором мы также привыкли видеть женщину. Однако с этой чрезвычайно ответственной должностью прекрасно справляется и мужчина. Более того – с психологической точки зрения есть очевидные отличия, если за стойкой гостей встречает ухоженный и обаятельный администратор-мужчина. Само собой разумеется, что круг обязанностей у администратора-мужчины идентичен обязанностям администратора-женщины. Он встречает гостей за стойкой, отвечает на звонки, помогает разобраться в ассортименте предлагаемых услуг и первый, кто оценивает изменение клиента после различных процедур. И для многих клиенток салона мнение администратора-мужчины может оказаться ключевым в оценке нового образа или результата процедур. Однако в этом есть и определенный подвох – с одной стороны, оценка мужчины для женщины является наиболее значительным фактором успешного или не успешного посещения салона. С другой стороны, под мужским взглядом (пусть даже взглядом рабочим) женщине может быть неуютно. Некоторые клиентки принципиально не посещают салоны, где за стойкой их встречают мужчины-администраторы.

Конечно, при выборе мужчины в качестве администратора салона красоты директору стоит учитывать и сложности, которые могут появиться, когда администратор приступит к своим обязанностям.

Мужчина-администратор нуждается в большем контроле, чем администратор-женщина. Также отмечу, что большинство мужчин не расценивают эту работу как постоянную, даже зачастую относясь к ней не очень серьезно. В женском коллективе мужчина порой довлеет над другими сотрудниками, и ему как мужчине многое может сходить с рук. Кроме того, мужчина-администратор непременно пожелает большей оплаты своего труда и больше бонусов. И, наконец, хотя многие мужчины работают непосредственно в индустрии красоты, очень немногие из них считают работу администратора подходящей для сильного пола.

Образец должностной инструкции администратора салона красоты

УТВЕРЖДАЮ

Директор_______________

                                                                                «____»___________20___г.

Должностная инструкция администратора салона красоты

1.Общие положения.

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность администратора салона красоты.

1.2. Администратор принимается на работу, увольняется с работы приказом директора.

1.3. Администратор подчиняется директору, выполняет его письменные и устные распоряжения.

1.4. В своей деятельности администратор руководствуется:

  • настоящей должностной инструкцией;
  • правилами производственной санитарии, техники безопасности;
  • стандартами работы в салоне;
  • внутренним трудовым распорядком;
  • приказами и распоряжениями руководителя;
  • иными внутренними нормативными документами предприятия.
  • законодательством РФ.

2. Требования к должности.

2.1. Администратор относится к категории специалисты.

2.2. На должность администратора принимаются лица, имеющие неоконченное или высшее образование, опыт работы - не менее 1 года.

2.3. Администратор должен знать:

  • основы менеджмента организаций индустрии красоты;
  • законодательные и нормативные правовые акты, определяющие деятельность данной отрасли;
  • требования санитарных норм к предприятиям бытового обслуживания;
  • профиль, специализацию, особенности структуры предприятия;
  • порядок заключения и исполнения производственно-хозяйственных и финансовых договоров;
  • ПК на уровне уверенного пользователя, а также программного обеспечения для управленческого учета;
  • методы изучения потребительского спроса на рынке салонных услуг;
  • правила ведения переговоров;
  • правила делопроизводства;
  • правила и приемы решения конфликтных ситуаций;
  • правила управления персоналом;
  • иметь навыки работы с ККМ, банковским терминалом, оформления документов;
  • систему учета расходных материалов в салоне;
  • правила ведения учета материальных ценностей;
  • правила производственной санитарии и гигиены;
  • правила техники безопасности. 

3. Цели, задачи и основные обязанности

3.1. Цель должности - обеспечить максимально эффективную работу салона, создать комфортную атмосферу как для клиентов, так и для сотрудников салона.

3.2. Основными задачами являются:

  • создание максимально комфортной и доброжелательной обстановки для посетителей, создание позитивного отношения к салону;
  • координация производственного процесса;
  • продвижение салона на рынке;
  • поддержание здоровых и безопасных условий труда для подчиненных исполнителей.
  • контроль остатков материалов и товаров, своевременный заказ поставщику

3.3. Основные обязанности:

  • ведет приём звонков и запись клиентов на услуги;
  • ведёт табель учета рабочего времени и контролирует своевременный выход мастера;
  • создает и согласовывает с руководством предприятия программы продвижения салона на рынке;
  • проводит анализ конкурентов;
  • проводит анкетирование или опросы клиентов для выявления покупательского спроса на услуги салона;
  • проводит поиск потенциальных клиентов и потребителей услуг салона;
  • производит пересчет товаров и материалов при поступлении и списании со склада в производство,
  • ежемесячно проводит инвентаризацию ТМЦ на рабочих местах;
  • организовывает встречи кандидатов на вакансии с руководителем;
  • составляет и предоставляет на согласование заявки на закуп товаров и материалов;
  • ежедневно проверяет рабочее место мастера и контролирует выполнение санитарных требований и правил;
  • производит контроль соблюдения сотрудниками техники пожарной безопасности;
  • ведет график тех.обслуживания оборудования и оформляет заявки на его проведение;
  • контролирует порядок в бытовых помещениях и прилегающей к салону территории, своевременно проводит или организует уборку, ведет График Генеральных уборок.
  • производит контроль договорных обязательств с поставщиками товаров, материалов, оборудования и услуг.

4. Права.

4.1. Для качественного выполнения своих функций администратор имеет право:

  • предлагать новые технологии работы и новые материалы.
  • делать замечания сотрудникам по результатам проверок рабочих и требовать устранения недочетов;
  • предлагать программы продвижения;
  • получать информацию о перспективах развития предприятия;
  • участвовать в программах, направленных на повышение квалификации;
  • требовать от руководителя салона оказания содействия в исполнении должностных обязанностей и прав;

5. Взаимодействие и обмен информацией.

5.1. От кого получает.

От кого получает

Документ

дата

1.

Директор

Планы по продажам

Ежемесячно, 30 числа

План маркетинговых мероприятий

Ежемесячно, 30 числа

Индивидуальные задачи

По мере необходимости

2.

Мастера

Заявка на закуп материалов

Еженедельно, пятница

3.

Бухгалтер

Справка о состоянии взаиморасчетов с поставщиками

Ежедневно

5.2. Кому передает

Кому передает

Документы

Периодичность

1.

Директор 

Отчет о деятельности

Ежедневно в конце дня

Сводная заявка на закуп

Еженедельно, пятница

Табель учета рабочего времени

Ежемесячно, 16 и 1 числа

Отчет о проведении акций и маркетинговых мероприятий

Ежемесячно, 29 числа

2.

Мастерам

График записи клиентов на следующий день

Ежедневно

3.

Бухгалтер

Первичные документы от поставщиков

По мере поступления

Результаты ревизии ТМЦ

Ежемесячно

Выручка

Ежедневно

6. Ответственность.

6.1. Администратор несет ответственность за:

  • неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ;
  • разглашение коммерческой тайны;
  • соблюдение уровня расходов материалов и хоз.товаров;
  • соблюдение требований государственных контролирующих органов (Роспотребнадзор, администрация, пожарная инспекция, милиция и др.)
  • соблюдение правил техники-безопасности;
  • соблюдение трудовой дисциплины.

6.2. Администратор несет персональную ответственность за нарушение договора об индивидуальной материальной ответственности согласно действующему законодательству РФ.

7. Оценка результатов деятельности.

№ пп

Показатель

Значение

Порядок расчета

Система сбора факта

Значимость показателя

1

План по выручки, руб.

- услуги;

- товары;

Числовое значение

Финансовый отчет

50%

2

Конверсия позвонивших клиентов, %

Клиенты/позвонили

Запись звонков и визитов

20%

3

Качество предоставляемых финансовых отчетов

От 0 до 7

наблюдение

15%

2

Выполнение СМАРТ-задач 

Да/нет

отчет

15%

С инструкцией ознакомлен(а)      «     » ____________20__г.

      

   /___________________/______________________/

                               Подпись                                               Ф.И.О.



Ваша персональная подборка

    Живое общение с редакцией

    Рассылка

    © 2014–2016 Интернет-журнал об аналитике и практике красивого бизнеса «Директор салона красоты»

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции Интернет-журнала «Директор салона красоты».
    Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

    
    • Мы в соцсетях