Директор салона красоты

Администратор: его качества, обязанности и должностная инструкция

16 октября 2019
63499
Средний балл: 0 из 5
администратор салона красоты
Фото © Shutterstock

Администратор выполняет большой объем задач, и их важно ставить конкретно. Предлагаем вашему вниманию готовую должностную инструкцию, а также обзор некоторых аспектов работы руководящего сотрудника.

Именно встреча с администратором становится началом посещения компании. Он встречает гостей, помогает выбрать подходящую процедуру, презентует дополнительные услуги. Кроме того, в функции сотрудника входит расчет клиента, продажа и т.п.

Профессиональный, ответственный работник – важное условие успеха всего вашего бизнеса. Управляющие могут быть двух типов:

  1. Помощник. Встречает гостей, предлагает напитки, ориентирует по услугам.
  2. Старший сотрудник. Уполномочен регулировать запись, спорные моменты в вопросах обслуживания, формировать заказ косметики и необходимых инструментов. Так его обязанности включают решение хозяйственных вопросов и конфликтных ситуаций с посетителями.

Администратор: его качества, обязанности и должностная инструкция

Фото: manicureonline.ru

Права администратора 

  1. Знакомиться с проектами решений руководства о его деятельности.
  2. Вносить на рассмотрение руководства предложений, направленных на совершенствование работы, предусмотренной обязанностями в рамках настоящей инструкции.
  3. В рамках своей компетенции выносить предложения для непосредственного руководства по всем недостаткам, выявленным в ходе работы, с внесением предложений для их устранения.
  4. Запрашивание лично либо по поручению руководства от подразделений и других специалистов документы и сведения, которые требуются для выполнения своих должностных обязанностей.
  5. Привлечение специалистов всех структурных подразделений для решения задач, которые на него возложены.
  6. Требовать от руководства содействовать в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
Планирование работы, а также всех сотрудников - важный этап структурированного подхода к бизнесу. Мы предлагаем вам воспользоваться отличным инструментом планирования, оптимизации и автоматизации бьюти-бизнеса - программой "Арника". 
Во-первых, это значительно упростит функционал админа, во-вторых, лишит всякой неразберихи в графиках работы (а их составление порой приносит немало проблем ответственному лицу), в-третьих, позволит в режиме онлайн следит за работой из любой точки мира, а мастера при этом получат доступ к мобильному приложению со всей необходимой рабочей информацией. 

Кому подчиняется 

Чтобы не возникало споров, установите четкую и конкретную иерархию: администратор находится в подчинении непосредственно у директора заведения, руководителя соответствующего структурного подразделения либо владельца. Когда сотрудник отсутствует (по болезни, во время отпуска и др.), исполнением его обязанностей занимается лицо, назначенное в установленном порядке, наделяющееся соответствующими правами и ответственностью за исполнение соответствующих обязанностей. В том числе, этим лицом может выступать сам директор  либо старший специалист.

Елена Калетина, консультант по подбору персонала «Кадровые технологии»:

Многие руководители особое внимание уделяют личным качествам. Вне зависимости от опыта претендента, он может столкнуться с отказом при несоответствии своего характера  ожиданиям работодателя. Он работает в коллективе, возлагается требование по способности нахождения общего языка со всеми мастерами и другими сотрудниками.

При этом он является правой рукой руководителя, важно быть не только профессионалом, но и человеком, вызывающим доверие.

Обычно владелец и директор - один и тот же человек, и, как правило, это женщина. Такие руководители опасаются – что-то может нарушить распорядок их компании. Они часто считают предприятие своим домом, с заведенным укладом. Поэтому заранее часто критично и подозрительно относятся к управляющему. Соответственно, возникает проблема постоянного контроля по мелочам и чрезмерной опеки нового сотрудника. И при этом нет стандартов должностных обязанностей.

Гораздо проще было бы организовать работу при наличии четкой должностной инструкции, которая предписывала бы подходящий порядок действий в конкретной ситуации.

Администратор: его качества, обязанности и должностная инструкция

Фото: deripasskaya.ru

К чему приведут грубые ошибки в работе 

Следствием несоблюдения правил обслуживания клиентов становится психологический дискомфорт в заведении. Подобный инцидент может привести к потере клиента. Размер финансовых потерь по причине некачественного обслуживания одного клиента является действительно значимой суммой.

Строится ориентировочный расчет примерно по следующему принципу. Если в среднем клиент платит 60 долларов в месяц, то годовые потери при расставании с ним составят 720 долларов. Но на этом потери не ограничиваются. Ведь психологи утверждают – недовольный клиент передает свое негативное отношение и 10 своим знакомым. А  каждый из них будет делиться этой информацией со своими друзьями – не лучшее «сарафанное радио» получается. Итого количество потенциальных клиентов составляет 60 человек.

Неудовлетворительное обслуживание может быть вызвано множеством  причин – грубость работников, невнимание к вопросам клиента, некачественная уборка, беспорядок в холле, неправильный подход к решению конфликтных ситуаций с клиентами. Не искоренена проблема и «советского ненавязчивого сервиса и обслуживания», когда администратор не уделяет внимание и всем своим видом и действиями дает понять, что вопросы и потребности клиента мало кого интересуют.

Администратор: его качества, обязанности и должностная инструкция

Фото: relrus.ru

Арника – программа управления бизнесом

Управляйте бизнесом удаленно с ноутбука или смартфона. Просматривайте отзывы о сотрудниках, следите за общением с посетителями и будьте в курсе лояльности ваших клиентов. 

Разберемся, что входит в обязанности  и почему эта должность одна из ключевых. 

Контролировать работу сотрудников и качество исполняемых ими обязанностей вы можете в режиме онлайн в удобной программе Арника. Попробуйте сейчас. 

Вести учет работы

Обязанности сотрудника

Администратор обязан организовать качественное обслуживание клиентов. Для этого он координирует большинство бизнес-процессов, обеспечивая необходимыми материалами и информацией клиента, персонал, руководителя.

Администратор относится к категории специалистов либо руководителей. В зависимости от круга обязанностей и степени самостоятельности в принятии решений, может быть присвоена квалификация – «старший» или «ведущий».

Основные задачи и функции

Должен выполнять ряд функций. Приводим их в таблице ниже. 

№ пп

Задачи

Обязанности 

Знания и навыки, необходимые для выполнения обязанностей

Личностные характеристики

1.

Увеличить продажи

Создать комфортные условия для клиентов

Правила и методы организации процесса обслуживания посетителей

Основы эстетики

Принципы планировки и оформления помещений, витрин.

Желание помочь клиенту (эмпатия)

Толерантность 
 

Хорошая память

Быстрая реакция

Способность быстро переключать внимание

Стрессоустойчивость

Способность сохранять внимание длительное время

Коммуникационные навыки

Аккуратность (в одежде, рабочее место, документы)

Честность,

Самодисциплина
Умение планировать свой рабочий день и выполнять намеченное

Отсутствие вредных привычек (курение, алкоголь)

Информировать клиентов по вопросам наличия имеющихся услуг

Правила презентации

Этапы продаж 

Правила телефонных переговоров

Виды оказываемых услуг.

Быстро и точно производить расчеты с клиентами наличным и б/наличным способом

Порядок работы с наличными ДС и банковскими картами

Порядок возврата ДС
Ведение книги кассира - операциониста при наличии ККМ

Умение работать в программах (1С, АRNICA, Малахит, Юниверс и пр)

Информировать клиентов о новых услугах (оформлять внутреннее пространство, в Интернете, СМС – рассылки, проведение дней открытых дверей)

Знать основы маркетинга и организации рекламы.

Умение составлять рекламные объявления, грамотная письменная речь,

Знать особенности восприятия информации и уметь применять на практике

Базовые навыки работы в Интернете

Планировать визиты клиентов совместно с мастерами, производить предварительную запись

Знать условия проведения процедур, время проведения процедур, периодичность, возможность совмещения и пр. условия.

Принимать меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

Основы этики и социальной психологии
 

Основы конфликтологии

2

Снизить потери материалов

Соблюдать порядок работы с ТМЦ

Правила работы с ТМЦ

Правила проведения инвентаризаций.

Знать внутренние нормативы расходования ТМЦ

3.

Минимизировать потери при проверках

(Роспотребнадзор, инспекция по труду, налоговая, прокуратура и т.д.)

Рассматривать претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, и проводить соответствующие организационно-технические мероприятия.

Закон о защите прав потребителя

Порядок разрешения конфликтных ситуаций

Контролировать соблюдение работниками организации трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований производственной санитарии и гигиены.

Структуру управления предприятием, права и обязанности работников организации и режим их работы.

Правила внутреннего трудового распорядка.

Правила техники безопасности

Обеспечивать чистоту и порядок в помещениях и на прилегающих к ним или зданию территориях.

Порядок уборки территории

Программа производственного контроля

Требования Роспотребнадзора

Обеспечивать защиту персональных данных клиентов и сотрудников

Закон о защите персональных данных.

4.

Повысить исполнительскую дисциплину

Осуществлять контроль над исполнением работниками указаний руководства организации.

Основы экономики, организации труда и управления.
Навык составления внутренних нормативных документов

Умение работать в программах (Мегаплан, Outlook и т.п.)

Выполнение поручений руководителя

Тайм-менеджмент

Обязанности администратора разделяют на тематические блоки. Разберемся, что должен делать администратор:

1. Организация и планирование деятельности, цель которой – сокращение затрат и повышение качества обслуживания клиентов. То есть контроль над эффективным использованием материальных, технических и трудовых ресурсов в процессе деятельности, работа над сокращением издержек. Учет и своевременное предоставление отчетности руководству.

2. Работа с кассовым аппаратом. Выдача чеков, прием оплаты за оказанные услуги.


ВАЖНО
Значимое требование - знание правовых актов, действующего законодательства. Эти знания могут потребоваться в разных направлениях работы – от представления интересов собственника при проверках до разработок рекламных акций с соблюдениями требований закона "О рекламе" и "О связи". 


3.  Работа с персоналом: вести табель учета рабочего времени, контролировать соблюдение рабочего графика, внешний вид сотрудников (дресс-код и униформа).

4. Контроль чистоты, правил и норм охраны труда, техники безопасности при обслуживании клиентов.

5. Системная работа с клиентской базой: ведение, обновление и пополнение, а также работа по формированию лояльности (рассылка по клиентам информации, поздравлений, напоминаний и пр.)

Администратор: его качества, обязанности и должностная инструкция

https://ru.freepik.com

6. Общение с клиентами, а именно – ответы на все входящие звонки, консультация (услуги, цены, продукция) и запись клиентов - это также должен делать администратор. Сюда же отнесем встречу клиента, ведение клиента до мастера (знакомство с мастером), сопровождение клиента после оказания услуги, а также сбор информации для последующего использования ее в качестве основы новых акций.

7. Поскольку он обязан контролировать ведение рекламных и прочих акций, его могут просить применять на практике основы маркетинга, рекламы и мерчендайзинга.

8. В небольших офисах работа в чем-то аналогична работе офис-менеджера – он отвечает за работоспособность, отслеживает наличие бумаги в принтере, канцтоваров, туалетной бумаги в туалетах.

Также  регулирует возникающие конфликты, ведет книгу отзывов, работает с претензиями.

В обязанности входит выполнение разовых поручений руководителя

Елена Валеева, директор студии «Наталия» (Калининград): «В обязанности входит отвечать на телефонные звонки, записывать, консультировать клиента, координировать работу специалистов, помогать в выборе подходящих процедур, предлагать и показывать дополнительные услуги, продавать косметику для домашнего ухода, контролировать наличие необходимых средств, исправность аппаратуры, производить денежные расчеты, расчет заработной платы сотрудников. Важны тактичность и профессионализм в работе. Опытный, ответственный и надежный работник – опора руководителя и залог развития компании. Принимая на работу управленца, обращаем внимание в первую очередь на личные качества, профессиональным можно и доучить».

Требования

К администратору предъявляются определенные требования. Так, он должен обладать следующими знаниями:

  • основы маркетинга и принципы работы рекламы
  • основы экономики, организации работы 
  • ПК и основные программы, например, 1С
  • особенности сферы, например, косметологии, нейл-индустрии, визажа
  • правила внутреннего трудового распорядка
  • основы психологии
  • этические нормы.

Администратор: его качества, обязанности и должностная инструкция

https://www.pexels.com

Помимо этого должны быть определенные умения. Обычно для этой профессии требуются управленческие и организационные навыки, навыки проведения и анализа маркетинговых активностей, навыки работы мерчендайзера и дизайнера по оформлению.  

Права

У администратора  есть определенные права. К ним относятся:

  • требование от директора создать благоприятные и соответствующие требованиям законодательства условия труда
  • получение информации о всех решениях руководителя, если они связаны с непосредственным исполнением трудовых функций
  • информирование руководителя о проблемах в работе предприятия и участие в их устранении
  • принятие самостоятельных решений, входящих в перечень его компетенций
  • внесение предложений, касающихся исполнения трудовых функций или деятельности.    

Ответственность

  • халатное отношение к обязанностям
  • несоблюдение распоряжений директора
  • нарушение коммерческой тайны
  • нарушение внутреннего трудового распорядка, дисциплины, техники безопасности и правил пожарной безопасности.

Администратор – настоящее лицо компании. Он не только регулирует и организует работу, но и знакомит с услугами клиента и зачастую является определяющими фактором выбора того или иного предприятия клиентом.

logo
×

Простите, что прерываем ваше чтение

Чтобы защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте доступны после регистрации.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего полторы минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
через социальную сеть
Зарегистрироваться
×
Простите, что прерываем загрузку

Чтобы защитить авторские права редакции, некоторые файлы на нашем сайте доступны после регистрации.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить скачивание. Это займет всего полторы минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
через социальную сеть
Зарегистрироваться
×
Что-то пошло не так...

Коллеги, все книги на этой странице будут доступны после регистрации.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить скачивание. Это займет всего полторы минуты.

Войти на сайт
Зарегистрироваться или войти через соцсети
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.