Директор салона красоты

Журнал записи клиентов салона красоты

  • 1 июля 2019
  • 98
журнал записи клиентов
https://ru.freepik.com

В статье мы рассмотрим, каким образом можно вести журнал записи клиентов салона красоты, для чего он нужен и как выбрать вариант, подходящий именно вашей компании.

При посещении салона красоты клиент надеется на качественное обслуживание. Чтобы не возникло накладок, салону красоты требуется журнал для записи клиентов. Он поможет не запутаться во времени и услугах, и окажет положительное влияние на отношение заказчиков к вашей компании.

В качестве журнала можно использовать простой блокнот, тетрадь либо изготовить журнал по индивидуальному заказу. Кроме того, журнал можно заполнять при помощи таблицы Excel либо в специальной программе.

Главные правила заполнения журнала посетителей

Существует ряд правил, которых стоит придерживаться при заполнении книги для записи клиентов салона красоты:

  • информацию в журнал клиентов заносит только администратор салона красоты.
  • если сведения не внесены в журнал, то администратор остается без премии, а мастеру не начисляется заработная плата.
  • перед тем, как произвести запись в журнал, требуется установить временной промежуток, который будет занимать процедура. Когда клиент не знает, какую именно услугу он хочет получить, необходимо предусмотреть временной промежуток на такой случай.
  • как правило, запись в журнале выглядит следующим образом: фамилия и имя посетителя, его номер телефона; время, на которое он записан; длительность процедуры.
  • посетители должны быть извещены о правилах, каких придерживается салон красоты:
    1. в случае опоздания посетителя от 15 минут и более администрация может отказать в оказании услуги.
    2. если в связи с опозданием нет возможности предоставить процедуру, администрация предлагает клиенту перенести запись, подождать, пока освободится мастер или же другую услугу в качестве замены.

Чтобы не терять клиентов, ведите журнал записи в удобной программе Арника. 

Записать клиента в салон


СОВЕТ
Для некоторых клиентов салона красоты можно подобрать особые условия записи в книгу. Например, если клиент всегда опаздывает, можно заранее прибавить это время к длительности процедуры. Или ввести ряд преимуществ для VIP-заказчиков. К примеру, возможность записи на процедуру к любому специалисту в любой момент.


  • при предварительной записи клиента на процедуры, администратору необходимо получить разрешение клиента на звонок или отправку смс с напоминанием о записи.


СОВЕТ
Напоминать о записи можно утром в день процедуры (но не раньше 10.00), в день до процедуры (не позднее 21.00), за час до процедуры и во время начала процедуры (в случае опоздания заказчика).


  • личные данные и номера телефонов посетителей уничтожению не подлежат.
  • если заказчик отменил запись или не пришел, администратор действует следующим образом:
    1. узнает причину отмены записи или неявки на процедуры.
    2. указывает в журнале основание неявки, отмены или переноса записи.
    3. менеджер эпизодически звонит таким заказчикам, выясняя причину отсутствия. Если после такого звонка окажется, что заказчик посетил салон красоты, а в кассе отсутствуют деньги и в журнале проставлена отметка о неявке клиента, то администратора можно подозревать в хищении средств или обслуживании мастера в обход кассы.

Рассказываем, как вести клиентскую базу в салоне красоты 

  • специалист должен знать, как долго продолжается процедура. Если остается время, он может посоветовать посетителю дополнительные услуги. Если клиент соглашается, специалист должен проинформировать администратора, а администратор - внести эти сведения в книгу записи клиентов салона красоты (при условии, что данное время свободно).
  • когда заказчик хочет поменять дату либо время записи, администратор должен сообщить об этом специалисту.
  • действия сотрудников салона красоты при работе со «сложным клиентом»:
    1. до того, как начнется процедура, мастер извещает администратора о необходимости увеличения времени на оказание услуги.
    2. администратор заносит сведения в журнал.
    3. когда нет возможности увеличить норму времени для процедуры, администратор может попробовать перенести запись следующих клиентов, объяснить ситуацию «сложному клиенту» и перенести процедуры, либо предложить услугу-замену. В случае наличия "окна" в расписании, должен использоваться «лист ожидания».
    4. администратор оставляет отметку о «сложном клиенте» с указанием его личной нормы времени.

Как вести журнал для записи клиентов в Excel

Форму журнала для записей клиентов салона красоты можно вести при помощи Excel. Существуют два варианта заполнения журнала – простой и расширенный. Рассмотрим, как выглядят дневники и чем отличаются.

книга для записи клиентов салона красоты

https://ru.freepik.com

А вы знаете, как увеличить повторные продажи в салоне красоты?

Пример 1. В список на листе «Мои услуги» имеется возможность внести до 10 видов процедур. Добавляя сведения о заказчике в базу, наименование выбирается в перечне.

База клиентов, посещавших салон красоты или парикмахерскую, находится на листе «Клиенты». Что за сведения вносятся в эту базу? В первую очередь, это номер клиента по порядку. Эта информация помогает узнать общее число посетителей.

Затем идут сведения о заказчике: личные данные (Ф.И.О., наименование компании) и контакты для связи. После этого указывается наименование той услуги, какую посетитель хочет получить. Когда процедур несколько, необходимо написать основную, указав остальные в комментариях. Кроме того, комментарии можно использовать для дополнительных сведений о клиенте (например, о специфике взаимодействия с ним).

В одной из таблиц в тетради для записи должна быть указана дата первого визита клиента салона красоты. Эти данные позволят узнать, как давно клиент ходит к вам в салон и, к примеру, сделать скидку или специальное предложение как постоянному посетителю. Также должна быть указана дата последнего визита. При помощи этих сведений можно выбрать и обзвонить клиентов, давно не посещавших салон.

Используя таблицу Excel, можно сортировать клиентскую базу по разным полям. К примеру, можно произвести выборку посетителей по полю с наименованием оказанных услуг и подготовить для них специальное предложение.

Пример 2. Способ отличается от простого наличием возможности внести больше сведений.

  • на листе «Каналы привлечения», можно записать информацию, откуда пришел заказчик (до 20 вариантов).
  • есть возможность проставлять статус заказчика (активный/неактивный) и делать выборку по клиентам, давно не посещавшим салон. Когда после последнего посещения активного клиента проходит от полугода и более, необходимо напомнить о себе. Отследить этот момент помогает ячейка в столбце «Пора звонить».

Если после напоминания посетитель записывается на процедуры, об этом делается отметка в столбике «Дата последнего посещения». Если от клиента нет ответа, то статус переводится в неактивный. Таким посетителям звонки делаются позже.

В Excel можно внести и прочие вкладки, но не стоит перегружать таблицу.

Онлайн-сервисы для записи клиентов

Тетрадь для записи клиентов в салоне красоты может быть в бумажном варианте. Но это не безупречный метод – записи могут перепутаться, а отследить, скажем, постоянных клиентов будет непросто. Самое страшное для салона красоты – потеря бумажной тетради для записи, список клиентов после этого восстановить достаточно сложно.

Эти вопросы сможет закрыть онлайн-сервис для записи клиентов. Рассмотрим несколько самых популярных.

Арника. Облачное решение с удобным и интуитивно понятным интерфейсом. Возможность для записи клиентов реализована двумя способами – администратором с рабочего места и через онлайн-запись в салон красоты. Последнее особенно ценится клиентами, которые предпочитают выбирать время тогда, когда удобно им самим, а не зависеть от звонка в салон красоты. Также онлайн-запись можно вставлять в смс. После записи клиента информация отображается в Расписании.

Get in line. Облачный сервис, несложный в использовании. Ему отдают предпочтение небольшие предприятия, оказывающие услуги. Запись клиентов производится с использованием виджетов на сайте или в социальных сетях. Программа проводит анализ эффективности бизнеса, предоставляет потребителям сведения об акциях и скидках, производит расчет зарплаты работников.

Мой кабинет (290-1490 руб. в месяц). Обладает доступным интерфейсом. Специальный виджет интегрируется на сайт либо группу в социальной сети. Заказчик может записаться в салон в любой момент, он не ограничен рабочим расписанием. При необходимости клиент может самостоятельно поменять дату визита или специалиста. Система может посылать клиенту смс, время получения которых заказчик выбирает сам.

GBooking (990-5990 руб. в месяц). Функционал:

  • отправка смс или электронных писем с уведомлением о записи происходит автоматически.
  • есть онлайн-запись, статистика распространенных услуг и активных клиентов, система скидок, электронный журнал.
  • гибкость конфигураций позволяет принимать во внимание характер деятельности разных предприятий, оказывающих услуги. К примеру, для салона красоты может быть предусмотрено планирование смен мастеров.

Hesus (от 600 руб. в месяц). Программа генерирует модели для онлайн-записи посетителей. В последующем эти модели легко перенести в социальные сети или на сайт компании. Также сервис предоставляет личный кабинет, откуда можно управлять записями, платежами и базой клиентов. Hesus предоставляет уникальную опцию – предоплату банковской картой или через сервис «Яндекс.Деньги». Предусмотрена партнерская программа: если по ссылке на сервис с сайта компании клиента перейдет пользователь, который купит программу, клиент получит 11 % от суммы стоимости программы.

По Записи (от 400 руб. в месяц). Несмотря на наличие малопривлекательного интерфейса, сервис очень функционален. Есть возможность интеграции виджетов, оплаты с помощью «Яндекс.Деньги» и контроля «сложных клиентов» (можно внести их в черный список, выставить штраф или всегда требовать предоплату). У программы есть бесплатная версия, где доступно ограниченное число функций. Каждая заявка на получение доступа к бесплатной версии рассматривается индивидуально, доступ получают не все.

Yclients (700-4 500 руб. в месяц).

  • личный кабинет, где можно формировать расписание, работать с клиентской базой, управлять программой лояльности
  • статистика популярных процедур и эффективности работы сотрудников.
  • автоматические уведомления о записи.
  • автоматический расчет зарплаты, учет финансов и управление филиалами.

Simplybook.me (бесплатный тариф; платный тариф – до 18 $ в месяц). Программа создана исландскими разработчиками, но русифицирована (возможны ошибки). Большим плюсом сервиса является наличие бесплатного тарифа. Достаточно пройти регистрацию – и можно начинать работать. Предусмотрено создание виджета для записи на сайте, добавление полей, изменение дизайна и возможность групповой записи. Работая с программой, можно создавать финансовые отчеты и наблюдать за числом посетителей.

Dikidi. Платформа, позволяющая создавать в режиме онлайн бизнес-профиль. Доступна книга записи, онлайн-запись и смс-оповещения. Сама платформа бесплатная. Однако доступны только минимум функций. Расширение пакета на платной основе.

Какие возможности дают сервисы для ведения записи в салон красоты

Функционал программы для записи клиентов напрямую зависит от ее стоимости. Есть бесплатные версии сервисов с ограниченным количеством функций. Чуть больше функций заложено в дешевые программы. Дорогие тарифные планы предоставляют ряд дополнительных функций.

тетрадь для записи клиентов в салон красоты

https://ru.freepik.com

Базовый набор опций выглядит следующим образом:

  • учет посетителей, товаров и продаж.
  • онлайн-запись клиентов, электронный журнал.
  • расчет зарплаты.
  • подробная статистика.
  • рассылка смс или электронных писем об акциях или новых услугах
  • ip-телефония.

Дополнительный функционал:

  • консультирование по вопросам работы с программой (включая наличие колл-центра).
  • обучение сотрудников работе с программой.
  • своевременное обновление программы.

Применение сервиса для заполнения книги записи клиентов делает заметно проще функционирование салона красоты. Сервис содержит большой объем данных о заказчиках: личные данные, даты визитов, полученных услуг и т.д. Эти сведения хранятся в электронном виде, поэтому в любое время можно легко уточнить какую-либо информацию. Нужные сведения доступны как со стационарного компьютера в салоне красоты, так и с каждого гаджета с доступом к сети Интернет.

  • программа позволяет отслеживать все финансовые операции салона: истории платежей, приход и расходование денежных средств, баланс компании. При помощи программы можно контролировать состояние продуктов на складе, данные о поставках и актуальные цены. Сервис может провести анализ прибыли салона за любой временной промежуток. Использование подобного анализа значительно упростит составления различных отчетов.
  • администратору требуется не больше 5 минут, чтобы отправить всем клиентам смс о новых специальных предложениях или акциях салона.
  • клиенты могут самостоятельно записываться в салон красоты на сайте. Эти сведения появятся в календаре предварительной записи, который доступен администратору. Кроме того, сервис автоматически рассылает клиентам напоминание о записи.

По сравнению с бумажной книгой для записи клиентов в салон красоты или с Excel, у сервисов онлайн-записи клиентов есть ряд преимуществ.

В настоящее время люди все чаще совершают покупки в Интернете. Онлайн-сервис для записи клиентов - правильная альтернатива бумажному журналу или таблице – заказчик сможет записаться в салон красоты в любой момент, независимо от расписания работы салона. Согласно статистике, третья часть посетителей планирует визит в салон красоты именно в нерабочее время.

Еще один простой инструмент для записи – мобильный телефон и социальные сети. В качестве примера рассмотрим Instagram: размещаем пост с информацией о новой процедуре и приглашаем пользователей ее опробовать. Также в тексте поста должны быть указаны адрес и телефон салона, и ссылка на онлайн-запись.

Эффективность подобного поста в том, что человек получает не только данные об услугах, но и возможность записи, не выходя из дома. Для этого нужно только воспользоваться смартфоном.

Кроме того, сервис можно использовать двумя способами:

  • постоянная лицензия. Это значит, что сервисом можно будет пользоваться неограниченное количество времени. Выбирая этот способ, стоит понимать, что может возникнуть необходимость отдельной доплаты за установку и настройку программы, ее периодические обновления, а также за обучение сотрудников.
  • подписка. Этот способ позволяет пользоваться программой на протяжении определенного времени, после чего подписку при необходимости нужно продлить. Стандартные сроки аренды: месяц, квартал, полгода или год. Оплатив подписку, вы получите не только программу, но и дополнительные услуги.
  • Выбирая способ использования сервиса для записи, стоит проанализировать каждый из них, исходя из интересов вашего бизнеса.
  • Выбирая сервис для записи клиентов, следует обращать внимание на то, каким функционалом она обладает. Сервис поможет в работе предприятия и привлечет заказчиков. Но как выбрать из многообразия программ ту, которая подойдет именно вам? Рассмотрим несколько моментов, которые помогут вам определиться с выбором.
  • автоматизацию каких процессов вы ждете от программы? Функционал какой программы позволит сделать это быстрее всего?
  • попросите консультанта устроить демонстрацию возможностей сервиса. Если есть вопросы – самое время их задать.
  • воспользуйтесь демоверсией программы. Это поможет понять, подходит ли вам интерфейс и удобно ли работать в этой системе.

Также перед покупкой нужно решить, что для вашей компании удобнее – постоянная лицензия (право пользоваться программой на неопределенный срок) или аренда (пользоваться программой можно в течение определенного срока: месяц, квартал, полгода или год) сервиса для записи клиентов.

logo
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.