text
Директор салона красоты

5 частых ошибок оформления кадровых документов, которые приводят к судебным искам с сотрудниками

  • 11 июля 2018
  • 508
Управляющий партнер Юридической фирмы «BDP Law Firm», Москва

Большинство проблем возникает у тех работодателей, которые не придают серьезного значения вопросам права. Невнимательное отношение к оформлению трудовых отношений между сотрудником и работодателем приводит к крайне неприятным последствиям для обоих. Рассказываем в статье об ошибках, которые приводят к судам между работодателем и сотрудником.

Трудовые споры с сотрудником салона красоты: проблематика

В деятельности индивидуального предпринимателя и организации трудовые споры, к сожалению, не редкость, к ним надо быть готовым, принимать адекватные, эффективные меры. Большая часть трудовых споров возникает, как правило, в двух случаях: обостряются отношения либо со стороны работодателя, либо со стороны работника. Причины обострения отношений могут быть разные. Трудовой спор – финальная, наиболее обостренная фаза конфликта, связанная с сотрудником. К сожалению, опыт показывает, что разрешение споров не всегда удовлетворяет ту или иную сторону.

Большая часть споров, которые проигрывает работодатель, связана с тем, что он не уделяет необходимого внимания правильному оформлению трудовых отношений, ведению документации. В условиях малого бизнеса сложно нанимать отдельного специалиста, который будет заниматься только вопросами оформления, мониторинга, контроля трудовых отношений в салоне красоты. Тем не менее, рекомендуется уделить повышенное внимание этому вопросу, по возможности все-таки нанять ответственное лицо, при отсутствии возможности – наделить необходимым функционалом то лицо, которое будет выполнять эти функции, совмещая с какими-то другими. Очень часто бухгалтеры или секретари совмещают функции кадрового делопроизводителя. Нужно уделять внимание квалификации и компетентности данного сотрудника.

Поговорим о самых частотных ошибках.

Ошибка №1. Отсутствие оформления трудового договора с сотрудником салона либо ошибки при его составлении

Трудовые договоры обязательно нужно заключать, более того, необходимо уделять должное внимание содержанию данного документа, оформлять соответствующим образом ознакомление с локальными нормативными актами, иначе салону грозят штрафы. Ревностно защищающий свои права сотрудник или просто законопослушный гражданин, в случае, если возникают такие нарушения, легко может подать в суд и защитить свои права, доказав, что с ним были трудовые отношения, а трудовой договор не был заключен.


В некоторых случаях возможно заключение с сотрудником договора гражданско-правового характера, но если работа имеет систематический характер, то не рекомендуется это делать.

ВАЖНО!
Иногда возникает вопрос: как правильно оформить работника, который является индивидуальным предпринимателем? Ответ достаточно простой: работник, являющийся ИП, не перестает быть физическим лицом, ничего не мешает ему устроиться на работу по трудовому договору в качестве сотрудника. Однако обратите внимание на то, что самого себя к себе же на работу нанять нельзя.

Вслед за ТК РФ отметим, что трудовые отношения возникают между сотрудником и руководителем салона красоты на основании трудового договора. Последний заключается сторонами в соответствии с ТК РФ или на основании фактического допущения сотрудника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя (ст. 16 ТК РФ). Обязанность оформить трудовые отношения лежит на работодателе.

Не затягивайте с оформлением документов, ведь трудовой договор должен быть составлен и подписан не позднее трех дней с момента допуска сотрудника к работе. В договоре должны быть отражены сведения и условия, перечисленные в ч. 1, 2 ст. 57 ТК РФ.

Помимо оформления трудового договора (ч. 2 ст. 67 ТК РФ), лицо, нанимающее на работу нового сотрудника, должно осуществить:

  • оформление приказа о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ)
  • заполнение трудовой книжки на сотрудника (ст. 66 ТК РФ)
  • в некоторых случаях также проведение предварительного медицинского осмотра (ст. 69 ТК РФ)
  • проведение инструктажа по охране труда (ч. 2 ст. 212 ТК РФ), пожарной безопасности, гражданской обороне.

Иногда предполагается и выполнение прочих действий, в случаях, предусмотренных трудовым законодательством.

Представители микропредприятий, например, салонов красоты, в которых работает менее 15 человек, вправе не заключать с каждым сотрудником индивидуальный договор, для этого есть типовая форма, которая утверждена постановлением правительства, они могут ее использовать. Если руководитель такого предприятия сочтет необходимым, он вправе не оформлять локальные нормативные акты, а все условия, которые требует закон. включить в трудовой договор.

Риски, с которыми может столкнуться руководитель салона при некорректном оформлении сотрудника

Отдельное внимание уделим рискам, на которые зачастую идет работодатель.

  1. работодатель может понести административную ответственность. Если мы обратимся к ст. 5.27 КоАП РФ, то узнаем, что нарушение трудового законодательства влечет наложение административного штрафа на должностных лиц от 1 000 до 5 000  рублей; лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, ждет такое же наказание или административное приостановление деятельности продолжительностью до 90 суток; на юридических лиц налагается штраф от 30 000 до 50 000 рублей или также административное приостановление деятельности на указанный выше срок. Если вы нарушаете данный закон уже не первый раз, то рискуете получить дисквалификацию на срок от одного года до трех лет. Одновременно могут быть привлечены и руководитель, и само юридическое лицо (ч. 3 ст. 2.1 КоАП РФ).
  2. работодателя ждет налоговая ответственность. Представители налогового органа могут потребовать удержать НДФЛ с работников, которые получают так называемую «черную» заработную плату, кроме того, они могут наложить на работодателя штраф в размере 20% от суммы, которая должна была быть удержана у работников или уплачена в бюджет (ст. 123 НК РФ); внебюджетные фонды также могут потребовать уплатить страховые взносы и наложить на салон красоты штраф в размере 20% от неуплаченной суммы взносов. Если описанное правонарушение совершается умышленно, то сумма возрастает до 40% (ст. 47 Закона № 212-ФЗ).
  3. может грозить уголовная ответственность. Она предусмотрена ст. 199.1 УК РФ за неисполнение в личных интересах обязанностей налогового агента в крупном или особо крупном размере.

Ошибка №2. Неправильное оформление записей в трудовых книжках

Обычно в документ вносится не та формулировка, не добавляются необходимые сведения или, наоборот, появляются лишние записи. Сотрудник салона также имеет право потребовать у работодателя устранить эту проблему: внести какие-то исправления или выдать дубликат с исправлениями.

Как правило, этот процесс лишь сопутствует основному спору, связанному, например, с незаконным увольнением, неправомерным, с точки зрения работника, наложением дисциплинарного взыскания. Будьте внимательны, как только сотрудник увольняется – вносите в его документ необходимую запись и отдавайте книжку вашему бывшему работнику. Несвоевременное возвращение документа его законному владельцу может довести до суда, в котором с вас могут взыскать тот заработок, который сотрудник мог бы получить, работая и имея свою трудовую книжку на руках.

Это отмечено в ст. 234 ТК РФ – работодатель обязан возместить работнику заработок, если он не получен им, в частности, в результате задержки работодателем выдачи трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.

Примером может послужить Определение Санкт-Петербургского городского суда от 02.09.2009 №12030. Решением суда удовлетворены требования работника: была изменена дата увольнения, взыскана заработная плата за задержку выдачи трудовой книжки.

Именно тот, кто нанимает сотрудника на работу, следит за тем, чтобы велась постоянная работа по ведению, хранению и учету его документа, а также, чтобы была осуществлена своевременная передача трудовой книжки в случае необходимости. При нарушении установленного порядка возможно привлечение к ответственности, в частности, в соответствии с ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ.

Ошибка №3. Неверные толкования/оформление фактов нарушения трудовых обязанностей работника салона красоты

Пожалуй, самый распространенный недочет в оформлении документов, связанный с трудовыми спорами, который встречается повсеместно. Как правило, подобные неточности возникают при увольнении работка «по статье», то есть по инициативе работодателя. Наличие этих неточностей в результате ведет к отмене увольнения и восстановлению сотрудника салона красоты на работе, взысканию компенсаций. Хотя, как показывает практика, при восстановлении на работе по решению суда крайне редко удается сохранить рабочую атмосферу в коллективе и хорошие отношения с руководителем.

Рассмотрим достаточно распространенный случай – увольнение за прогул. Очень важно, чтобы отсутствие сотрудника на работе не совпало, скажем, со временем его перерыва на обед, иначе он будет вычитаться из положенных четырех часов. Важно, чтобы время прогула действительно превышало четыре часа.

ПРИМЕР
Постановление Президиума Ростовского областного суда от 07.05.2015 №44Г-22/2015. Рассматривалось дело, в котором трудящийся пропустил 4 часа рабочего времени, то есть ровно то время, которое указано в законе. В компании было решено уволить прогульщика «по статье». Решение было оспорено в суде, который принял сторону работника, посчитав, что указанный лимит времени превышен не был, для увольнения за прогул требуется отсутствовать больше, чем 4 часа.

Еще одна ситуация рассматривалась в апелляционном определении Санкт-Петербургского городского суда от 13.05.2015 №33-7416/2015 по делу №2-385/2015. Сотрудника не было на месте действительно больше, чем разрешает закон, то есть больше 4 часов. Если быть точными, работника не было в течение 4 часов и 15 минут. В результате руководитель принял решение уволить сотрудника за прогул. Однако суд разобрался в проблеме более детально и узнал, что время отсутствия уволенного сотрудника выпадало на обед длительностью полчаса. Увольнение оказалось совершено неправомерно, поскольку время перерыва для отдыха не включается в рабочее, а значит, оно не должно учитываться при анализе количества часов отсутствия для установления факта прогула. Указанный работник пропустил меньше 4 часов, то есть по отношению к нему нельзя применить рассматриваемое нами дисциплинарное взыскание.

Интересный пример – апелляционное определение Московского городского суда от 26.03.2014 по делу № 33-9324/14. Работница отсутствовала на рабочем месте более 4х часов подряд. Но при этом женщина была внешним совместителем, а в трудовом договоре не было прописано, сколько именно времени она должна каждый день находиться на одном из своих рабочих мест. Работодатель принял решение уволить сотрудницу «по статье», но суд не согласился с ним, посчитав это неправомерным. Ежедневная продолжительность рабочего времени условиями трудового договора не определена, таким образом, отсутствуют основания для вывода о том, что работница должна была присутствовать на рабочем месте именно в это время.

Директора салонов красоты сталкиваются с ситуациями, когда сотрудники отказываются отрабатывать положенные две недели перед увольнением. Отметим, что в этом случае вы имеете полное право уволить работника за прогул. Отработка двух недель – это обязательное требование, прописанное в ТК РФ, поэтому основание уволить у руководителя будет.

А вот неявка на работу в салон, обусловленная уважительной причиной, не может быть расценена как прогул. Поэтому, прежде чем увольнять сотрудника, получите от него объяснения, почему он отсутствовал на работе. Обязательно получите это объяснение не устно, а в письменном виде.

Примером, когда работодатель пострадал, пренебрегая условностями, и уволил работника, не получив письменного объяснения, может послужить апелляционное определение Верховного суда Республики Башкортостан от 17.11.2015 по делу № 33-20082/2015. Трудящийся не стал давать никаких комментариев по поводу своей неявки на рабочее место, и, как следствие оказался без работы. Суд заметил, что сотрудника уволили до того, как прошли положенные 2 рабочих дня с того момента, как работодатель потребовал дать объяснения. Увольнение было совершено несвоевременно, а значит было признано неправомерным по ст. 193 ТК РФ.

Необходимость получения от работника салона красоты именно письменных объяснений, а не устных подтверждается и следующим примером: апелляционное определение Московского городского суда о 10.10.2012 по делу № 11-8860. Из материалов дела известно, что сотрудница «прогуляла» 5 дней, с ней состоялся телефонный разговор, в ходе которого дать какие-либо объяснения она отказалась, и была уволена. Суд счел решение работодателя неправильным, объяснив это тем, что телефонный разговор нельзя считать надлежащим затребованием письменного объяснения и не может подтвердить факт отказа от него.

ВАЖНО!
Давность совершения проступка также важна, это подтверждают обстоятельства Определения Верховного Суда РФ от 08.12.2014 № 20-КГ14-15. Работник совершил прогул, в данном случае этот факт никто не пытался оспорить, однако работодатель решил отстранить его от должности только по истечении месяца. Суд, в свою очередь, постановил, что такое увольнение не является правомерным. Нельзя увольнять за проступок по прошествии такого длительного времени, между нарушением трудового распорядка и увольнением не должен пройти целый месяц (с учетом времени на больничном или в отпуске).

Ошибка №4. Включение в трудовой договор условий о неразглашении коммерческой информации без принятия мер к ее охране

Это достаточно интересная ошибка, она сейчас очень актуальная. Возникает, когда работодатель/руководитель салона красоты решает включить в текст договора с работником то, что последний не имеет права сообщать третьим лицам некую конфиденциальную, служебную, коммерческую информацию. При совершении указанного проступка вы можете уволить сотрудника «по статье». Следует учесть, что просто добавив в трудовом договоре условия о  возможности увольнения работника по данной статье, вы не сможете правомерно его отстранить от должности.

Для того, чтобы иметь возможность увольнять тех, кто разглашает подобные сведения, вам, как руководителю салона, понадобится соблюсти некоторые формальности. Потому что в ФЗ «О коммерческой тайне» обозначены требования, которые предъявляются к ее оформлению в компании. Закон предусматривает, что владелец коммерческой тайны обязан предпринимать меры по ее сохранению (вводу режима коммерческой тайны). Для ввода режима работодателю надлежит провести перечисленные ниже мероприятия:

  • Составление списка той информации, которую он считает коммерческой тайной;
  • Ограничение доступа к коммерческой тайне;
  • Составление списка людей, которые приобрели доступ к коммерческой тайне;
  • Урегулирование отношений по применению коммерческой тайны с работниками на основании трудовых договоров;
  • Отметка материальных носителей грифом «Коммерческая тайна».

Помимо этого, работодатель, обладающий некой коммерческой тайной, обязательно должен:

  • Ознакомить под расписку сотрудника со списком информации, являющейся коммерческой тайной;
  • Ознакомить под расписку сотрудника с определенным режимом коммерческой тайны и с тем, что произойдет в случае его нарушения;
  • Организовать работнику нужные условия для соблюдения установленного работодателем режима коммерческой тайны.

ВАЖНО!
Условием установки данного режима становится создание специального документа, положения, в котором отражается совершение всех перечисленных выше действий. Конечно, простого ознакомления сотрудника со всеми правилами поведения с засекреченной информацией недостаточно. Для доказательства того, что он понимает свои права и обязанности, касающиеся этих сведений, работник должен поставить свою подпись. Без наличия такой подписи увольнение сотрудника по статье о разглашении коммерческой тайны будет незаконным.

Распространение конфиденциальной информации нередко служит поводом для отстранения работника салона красоты от должности (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Но в суде в таком случае нужно будет доказать, что работодателем соблюдались все условия введения в компании режима коммерческой тайны.

Примеры из судебной практики подтверждают вышесказанное. К примеру, в апелляционном определении Московского городского суда от 22.06.2016 по делу № 33-21668/2016 были следующие условия: сотрудница лишилась своего рабочего места из-за того, что рассказала кому-то охраняемую законом тайну. При этом свою вину она отрицает, заверяет, что не производила действий, повлекших разглашение коммерческой тайны. По постановлению суда приказ об увольнении из-за разглашения коммерческой тайны был признан недействительным. В результате, работодатель, не уделивший внимания оформлению режима коммерческой тайны, не только потерял эту тайну, но и потерял время и деньги в суде.

На практике очень часто приходится сталкиваться с ситуацией, в которой администратор салона копирует данные на некий внешний носитель и уносит с собой после увольнения. Например, сотрудник салона красоты копирует клиентскую базу. Если вы не хотите, чтобы такое произошло и в вашем салоне, то позаботьтесь о том, чтобы в случае судебного разбирательства суметь доказать, что информация была конфиденциальной и сопровождалась соответствующим грифом.

Современные технические средства позволяют уберечь информацию не только на бумажных носителях. Вы также сможете легко проследить, кто заходил в засекреченные папки на компьютере и копировал оттуда данные. Не пренебрегайте использованием таких средств для сбережения важных сведений и для возможности доказать виновность нечестного работника в ходе судебного разбирательства.

Ошибка №5. Несоблюдение процедуры при увольнении в связи с сокращением численности или штата работников.

К сожалению, с учетом сегодняшних реалий приходится часто говорить об этой ошибке, подобные увольнения происходят все чаще. Как ее избежать?

  1. Обязательно предлагайте сокращаемому работнику все вакансии, которые есть в вашей компании. Вы обязаны предложить сотруднику, который лишается работы абсолютно все возможные варианты, иначе суд встанет на сторону работника.

В качестве доказательства сказанного рассмотрим апелляционное определение Московского городского суда от 24.05.2016 по делу №33-19948/2016. Работник был отстранен от должности по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Прежде чем попрощаться с сотрудником, ему предложили некоторые вакансии, которые были в компании, но не все. В итоге суд счел увольнение неправомерным.

  1. Учитывайте преимущественное право отдельных групп лиц на то, чтобы не потерять работу при сокращении (ст. 179 ТК РФ). Суд обязательно обратит внимание на то, приняли ли вы во внимание то, что отдельный работник относится к тем, кто обладает этим преимущественным правом. Особенно это касается обстоятельств, когда два работника занимали идентичные должности, и пришлось сократить одного из них. Чем руководствовался руководитель при выборе того, кого оставить без работы? Учел ли он все обстоятельства? Например, есть ли у тех, кому грозит увольнение, дети, не достигшие возраста 18 лет.
  2. По возможности, сообщайте о предстоящем сокращении в службу занятости. Это условие не строго обязательное во всех случаях, однако невыполнение этого требования может повлечь серьезные последствия.
  3. Не затягивайте с сообщением неприятных новостей о сокращении работникам своего салона. Это может сыграть с вами злую шутку. Это весьма распространенная ошибка, масса дел рассматривалась по этому вопросу. Помните о том, что о грядущем сокращении сотруднику необходимо сообщать за два месяца до того, как оно произойдет. Эти сроки жестко контролируются судом. Сообщая об увольнении из-за сокращения штата, вы должны сразу назвать сотруднику дату, когда он вынужден будет завершить работу. Эта дата должна быть не раньше, чем через два месяца.

Обратимся к очередному примеру, которым послужит апелляционное определение Московского городского суда от 16.08.2013 по делу № 11-26551. Из обстоятельств дела известно, что сотруднице сообщили о грядущем увольнении из-за сокращения штата. Она была отстранена от должности по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, но до того, как прошло два месяца. С учетом ст. 180 ТК РФ решение работодателя об увольнении было признано неправомерным, потому что не были соблюдены необходимые временные рамки.

  1. Обратите внимание, что существуют также группы лиц, которые строго запрещено сокращать. Работодатель обязан контролировать процесс сокращения и не допускать увольнения этих граждан. К таковым относятся, например, те, кто является единственным кормильцем ребенка с инвалидностью, главой многодетной семьи. Запрещено сокращать беременных женщин и матерей-одиночек.
  2. Отдельно следует контролировать трудовые отношения с лицами, не достигшими 18 лет. Изначально для приема их на работу в салон красоты потребуется получить согласие ГИТ и комиссии по делам несовершеннолетних.
  3. Не следует маскировать за сокращением просто желание уволить кого-то из сотрудников. Иногда работодатели используют эту формулировку без наличия факта самого сокращения. Чтобы доказать, что у вас в компании действительно происходит сокращение, необходимо убрать сокращенную должность из штатного расписания, доказать, что были осуществлены действия, сопутствующие процессу сокращения, что компания не нуждается больше в работе какого-либо типа или в том объеме, который был раньше. При сокращении сотрудника какой-либо должности в компании не должно оставаться людей, которые продолжают выполнять подобные обязанности. Так, известны случаи, когда в суде обнаруживалось, что руководитель сократил работников одной должности, сообщив о том, что компания не нуждается больше в той работе, которую они выполняли, а затем создал новую должность с полностью идентичными обязанностями, но назвал ее по-новому. Такое поведение недопустимо.
  4. Не пытайтесь сократить работника в момент, когда он находится на больничном или в отпуске.
  5. Если в вашей компании есть члены профсоюза, то они увольняются в соответствии со ст. 373 ТК РФ.

Как можно было заметить по примерам, суды достаточно активно становятся на позицию работников, часто принимают их сторону. Как правило, это связано с тем, что работодатель нарушил свои обязанности, либо не предоставил суду достаточно доказательств того, что увольнение или наложение дисциплинарного взыскания было совершено правомерно. В этом ключе, конечно, хотелось бы рекомендовать внимательно к этому относиться, чтобы не столкнуться с негативными последствиями.

Итак, с какими отрицательными последствиями придется столкнуться тому, кто неправомерно уволит сотрудника из своего салона:

  1. Выплата работнику среднего заработка за период вынужденного прогула (ст. ст. 139, 234, 394 ТК РФ);
  2. Выплата компенсации за неиспользованные дни отпуска, предоставляемые за период вынужденного прогула, если это требование было заявлено работником (абз. 4 ст. 121, ч. 1 ст. 127 ТК РФ);
  3. Выплата компенсации морального вреда, если это требование было заявлено работником (ст. 237 ТК РФ);
  4. Возмещение судебных издержек работника, включая расходы на представителя в суде, если это требование было заявлено работником (ст. ст. 94, 98, 99, 100 ГПК РФ);
  5. Оплата госпошлины в размере, рассчитанном от присужденных к выплате сумм (ст. ст. 333.17, 333.19 НК РФ);
  6. Восстановление работника, если он заявлял такое требование (ст. 394 ТК РФ, ст. 211 ГПК РФ).

Повторим, что трудовой спор – самая острая фаза конфликта. Это не единственный способ разрешить противоречия. Причины, которые мешают сторонам достичь компромисса, могут быть различными. Но хотелось бы отметить, что издержки, которые связаны со спорами работников в суде, несопоставимо выше, чем те, которые он понес бы, решив конфликт в мирном русле, путем переговоров и заключения соответствующих соглашений.

ВАЖНО!
Есть определенная категория работников, которые злоупотребляют своими правами, используют законодательство для получения личной выгоды, но далеко не всегда им это удается. В большом количестве судебных актов работнику отказывают, в том числе из-за злоупотребления правом. Суд подробно вникает в обстоятельства дела и пресекает такие попытки.

Работодателям рекомендуется более внимательно подходить к соблюдению требований законодательства, это поможет снизить риск, несущий негативные последствия обеим сторонам.

Рекомендации по теме
Мы в соцсетях
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.