text
Директор салона красоты

Как вести документооборот в салоне красоты: советы руководителю

  • 5 марта 2018
  • 960
Фото © shutterstock.com
Фото © shutterstock.com

Деятельность организации регламентируется множеством нормативно-правовых актов – от Федеральных законов до отраслевых рекомендаций и распоряжений местных органов власти. Любому заведению, которое функционирует в индустрии красоты, следует неукоснительно соблюдать требования Роспотребнадзора, а также санитарно-гигиенические нормы, установленные законом. Это гарантирует безопасность как для клиентов, так и для сотрудников компании. Знание законов и грамотный документооборот в салоне красоты значительно повышают шансы на успех в салонном бизнесе.

Вы узнаете:

  • Какие документы обязаны быть в салоне красоты.
  • Какие существуют варианты ведения документооборота в салоне красоты.
  • В чем преимущества автоматизации документооборота в салоне красоты.

Что входит в документооборот в салоне красоты

Успешная деятельность салона красоты во многом зависит от правильности хранения информации и ведения документации. Применение электронных носителей в значительной степени позволит избежать скопления бумаг в организации.

Документооборот в салоне красоты состоит из:

1. Индивидуальной карты клиента, в которой хранится информация о посетителе: его контактные данные, история заказов. Ранее сведения фиксировались в карте, а на сегодняшний день все чаще – в компьютере. Оптимальным решением являются программы 1С или Universe, которые в последнее время применяются очень активно.

Материалы для скачивания: Индивидуальная карта клиента_образец

2. Журнала записи клиентов, который может быть оформлен в виде отдельных листов, книги или в электронном варианте. Администратор указывает в журнале следующую информацию:

  • ФИО клиента, номер его контактного телефона;
  • тип оказанных услуг; 
  • время проведения процедуры.

Если администратор делает правки в журнале, он должен обосновать их необходимость. Применять штрих-корректор при исправлениях запрещается.

3. Листа ежедневного отчета администратора, в котором фиксируются:

  • дата заполнения;
  • фамилия администратора;
  • ФИО клиента;
  • наименование оказанной услуги, а также фамилия специалиста, который ее предоставил;
  • сумма средств, уплаченных клиентом;
  • наименование и цена проданного товара (при сопутствующих продажах);
  • сумма средств в кассе по результатам смены;
  • таблица текущих расходов, которая ведется на обратной стороне отчета и содержит данные о том, кто из сотрудников салона получил деньги, в какой сумме и с какой целью. Здесь же сотрудники, которые получили и выдали деньги, ставят свои подписи.

Материалы для скачивания: Отчеты администратора_образец

4. Наряда работ, который мастера салона красоты заполняют и сдают администратору для подготовки счета клиенту. Документ представляет собой форму учета материалов, которые были израсходованы при оказании услуги. Наряд работ содержит следующую информацию:

  • дата заполнения;
  • порядковый номер и наименование выполненной процедуры;
  • ФИО клиента;
  • количество и цена средств, израсходованных в ходе оказания услуги;
  • подпись мастера и администратора.

5. Книги кассира-операциониста, ведение которой, согласно требованиям Минфина и ФНС России, в документообороте в салоне красоты возложено на администратора.

6. Журнала учета продаж с витрины, который можно вести как на бумажном носителе, так и на компьютере. Документ содержит следующую информацию :

  • дата совершения продажи;
  • артикул, название и количество единиц товара, который был продан;
  • ФИО клиента, совершившего покупку;
  • стоимость сделки;
  • ФИО продавца.

7. Журнала учета услуг, оплата которых была произведена по безналичному расчету. Документ, который заполняется администратором, в документообороте салона красоты служит для учета оказанных услуг, в том числе корпоративным клиентам, и дальнейшего списания денежных средств. В журнале фиксируется следующая информация:

  • дата предоставления услуги;
  • ФИО клиента;
  • перечень и цена оказанных услуг;
  • подпись специалиста, который предоставил услугу;
  • подпись клиента, получившего услугу.

8. Журнала поступлений и движения товара, в котором отражаются поступление и расход аксессуаров и косметической продукции в салоне красоты;

9. Журнала заявок на расходные материалы, заполнение которого в документообороте салона красоты по мере необходимости осуществляется сотрудниками и контролируется администратором. Документ содержит следующую информацию:

  • дата заказа;
  • ФИО мастера, который вносит информацию в журнал;
  • материалы, которые необходимы (их количество и внутренние учетные коды);
  • подпись управляющего, которая свидетельствует о том, что он ознакомлен с заказом;
  • дата заказа и ожидаемой доставки;
  • реальная дата доставки;
  • подпись администратора, который получил заказ.

10. Журнала учета стирки белья, ведение которого осуществляется ответственным специалистом, которого назначил директор, и администратором. В документе фиксируются следующие данные:

  • дата отправки белья в прачечную и его возврата;
  • количество белья и его спецификация;
  • ФИО сотрудника, который доставил вещи в стирку;
  • ФИО сотрудника, принявшего белье из стирки.

11. Списка сотрудников с указанием их телефонов и адресов. Данный документ составляется директором салона красоты и в соответствии с требованиями участкового инспектора передается на хранение начальнику отдела кадров либо ответственному по кадрам. Исключительно эти лица имеют доступ к ключу от сейфа, в котором хранятся кадровые документы. Если у салона красоты есть сеть, то управляющий филиала должен также быть обеспечен доступом к этому ключу.

12. Материалов или журнала изучения конкурентов, которые в документообороте салона красоты ведутся по установленной форме в бумажном или электронном виде. Материалом для заполнения данных форм является информация, полученная в ходе обзвона или посещения конкурентов. Ответственным за маркетинговые исследования может быть специалист-маркетолог либо лицо, на которое руководитель возложил соответствующие функции, с четко определенным кругом обязанностей. В журнале отражаются сведения о конкурирующих компаниях, основных видах услуг и их стоимости, а также о новинках товаров и услуг.

13. Материалов или журнала учета эффективности рекламных акций, которые заполняются на основании опроса новых клиентов по поводу того, откуда они узнали о салоне. Полученная информация позволяет определить эффективность рекламных акций, которые проводятся компанией. В журнале или в соответствующей электронной форме фиксируется источник данных, а также число звонков, записавшихся клиентов и первичных посещений. Ведение журнала, в соответствии с правилами ведения документооборота в салоне красоты, возлагается на ответственного по маркетинговым исследованиям либо секретаря.

Существует категория бумаг в документообороте салона красоты, ведение и хранение которых возлагается непосредственно на руководителя или главного бухгалтера заведения. К ним относятся:

1. Папка учредительных (регистрационных) документов, которая состоит из:

  • устава;
  • решения о создании салона красоты или учредительного договора;
  • свидетельства о государственной регистрации организации;
  • приказа о назначении на должность директора или доверенность на выполнение соответствующих функций;
  • свидетельства о постановке на учет в государственной налоговой инспекции;
  • справки Госкомстата о присвоении регистрационных кодов;
  • свидетельства о внесении в ЕГРЮЛ;
  • свидетельства о том, что компания включена в реестр субъектов малого предпринимательства;
  • свидетельства о праве собственности или договора аренды, зарегистрированного в соответствующих инстанциях;
  • разрешения на работу и договора на обслуживание малообеспеченных граждан от районной управы (предоставляется бесплатно).

В качестве дополнительных учредительных документов могут прилагаться:

  • договор аренды земельного участка и кадастровый план;
  • сертификат соответствия, получить который можно на добровольной основе;
  • утвержденные руководителем гарантийные сроки на процедуры и услуги, которые оказывает салон красоты;
  • паспорт вывески или места для рекламы;
  • журнал регистрации проверок контролирующих органов, акты проверок.

В документообороте салоне красоты в обязательном порядке должна быть оформлена папка с сертификатами в отношении:

  • материалов, которые применялись при ремонте помещения;
  • дезинфицирующих средств. Хранение соответствующих сертификатов, наряду с нормами расхода дезинфицирующих средств, осуществляется лицом, ответственным за санитарно-эпидемиологическое состояние салона красоты;
  • всех видов оборудования, используемого в компании;
  • косметической продукции, которая поступает в работу или на продажу в салоне красоты.

Кроме того, обязательно должны быть оформлены документы Центра государственного санитарно-эпидемиологического надзора (ЦГСЭН). Их наличие обеспечивается директором, а сохранность – бухгалтером или ответственным за санитарно-эпидемиологическое состояние заведения. Документооборот в салоне красоты предполагает обязательное наличие:

  • санитарно-эпидемиологического заключения на осуществление деятельности;
  • протоколов смывов, замеров микроклимата и температурного режима салона;
  • программы производственного контроля, утвержденной в СЭС;
  • санитарного паспорта;
  • журналов по учету средств для дезинфекции, работы автоклава и бактерицидной установки.

Материалы по гигиене, санитарии, а также технике безопасности на рабочих местах должны находиться у администратора и мастеров салона красоты. Они представлены:

  • ассортиментным перечнем услуг с указанием их стоимости, утвержденной директором;
  • графиком санитарных дней;
  • договором на вывоз волос;
  • договором на утилизацию люминесцентных ламп, которые используются в солярии;
  • договором на вывоз баллончиков от спреев и лаков;
  • договором на техническое обслуживание (водо- и электроснабжение) с ЖЭКом или РЭУ;
  • договором на стирку белья, заключенным с прачечной;
  • медицинскими книжками всех работающих сотрудников салона красоты;
  • договором на вывоз твердых бытовых отходов;
  • медицинской лицензией (при осуществлении медицинской деятельности).

Материалы для скачивания:

Договор на вывоз бытовых отходов

Договор на утилизацию люминесцентных ламп

Договор на утилизацию медицинских отходов

Журнал контроля работы стерилизаторов

Журнал учета дезинфицирующих средств

Особенности конструкции и обслуживания помещения салона красоты должны соответствовать нормативным требованиям. Лицо, ответственное за технику безопасности, назначается директором из числа руководства. Обязательным является оформление в документообороте салона красоты следующих технических документов:

  • схемы помещения;
  • схемы водоснабжения;
  • схемы разводки электричества;
  • схемы вентиляции;
  • схемы канализации;
  • поэтажного плана салона красоты.

Ответственным за документацию по кадровым вопросам и охране труда является руководитель салона красоты. Кадровая документация в документообороте салона красоты состоит из:

  • приказов по кадрам (Т-формы), журнала учета приказов;
  • трудовых соглашений и дополнений к ним;
  • трудовых книжек персонала;
  • журнала учета трудовых книжек, а также вкладышей к ним;
  • табеля учета рабочего времени Т-формы;
  • штатного расписания салона красоты Т-формы;
  • документов по оформлению командировок (командировочные удостоверения, журнал учета их выдачи и проч.);
  • личных дел работников с дополнениями в качестве дипломов об образовании и о повышении квалификации специалистов;
  • должностных инструкций;
  • номенклатуры дел кадрового документооборота;
  • правил внутреннего трудового распорядка;
  • заявлений, справок с места работы;
  • свидетельств о прохождении аттестации;
  • графика отпусков.

Материалы для скачивания:

Журнал регистрации приказов

Должностная инструкция директора салона красоты

Должностная инструкция администратора салона красоты

Номенклатура дел

Инструкции по охране труда включают:

  • приказ о назначении лица, ответственного за проведение обучения по охране труда и соблюдение соответствующих норм;
  • постоянный и вводный журналы инструктажа;
  • удостоверение инструктора по охране труда.

Генеральный директор является ответственным за пожарную безопасность салона красоты. Соответствующим приказом, который является обязательным в документообороте салона красоты, он назначает во всех филиалах сети ответственных по пожарной безопасности. Ведением данной документации занимается ответственный за пожарную безопасность либо бухгалтер организации.

Документооборот салона красоты по пожарной безопасности состоит из:

  • заключения пожарной инспекции;
  • удостоверения инструктора по пожарной безопасности;
  • приказа о назначении ответственного за соблюдение и обучение пожарной безопасности;
  • постоянного и вводного журналов инструктажа;
  • технического отчета об измерении напряжения в сети и изоляции;
  • технической документации, а также договора на периодическое обслуживание и контроль пожарной сигнализации;
  • схемы эвакуации.

В документообороте салона красоты должны быть документы, которые предъявляют клиенту по его требованию. Речь идет о:

  • Федеральном законе от 30.03.1999 № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»;
  • Законе Российской Федерации от 07.02.1992 N 2300-1 (ред. от 01.05.2017) «О защите прав потребителей»;
  • санитарно-эпидемиологических правилах и нормативах СанПиН 2. 1. 2 1199-03;
  • книге отзывов и предложений;
  • копии санитарно-эпидемиологического заключения на осуществление деятельности;
  • правилах бытового обслуживания населения;
  • копии свидетельства о государственной регистрации компании;
  • копии медицинской лицензии (если салон красоты предоставляет населению медицинские услуги);
  • списке номеров телефона контролирующих организаций.

На стойке администратора или информационном столике для посетителей салона красоты должны быть доступны:

  • прейскурант на услуги и ценники на товар, в которых обязательно должны быть дата, печать и подпись директора;
  • каталог товаров и услуг салона;
  • информационные материалы для продвижения услуг и товаров;
  • книги жалоб и предложений.

Документооборот в салоне красоты предполагает регистрацию расходных материалов в:

  • журнале накладных на перемещение материальных ценностей внутри салона (на витрину, мастеру в работу и т. п.);
  • журнале накладных на возврат материальных ценностей на основной склад со склада специалиста.

Кассовый аппарат, который должен обязательно присутствовать в салоне красоты, в начале рабочего дня следует включать и проверять. Документооборот в салоне красоты предусматривает ведение книги кассира-операциониста, которую необходимо заполнять перед началом смены, указывая дату и остаток денег в кассе.

Каждый клиент после обслуживания в салоне должен получить бланк отчетности или кассовый чек. Расчеты с клиентом за услугу или покупку осуществляются в такой последовательности: в первую очередь кассир принимает деньги, далее пробивает и выдает клиенту чек, а затем сдачу.

Документооборот в салоне красоты предполагает обязательный учет денежных средств, который проводится посредством заполнения следующих документов:

  • Z-отчета по кассовому аппарату;
  • книги кассира-операциониста;
  • кассовой книги (ежедневно);
  • приходно-кассовых ордеров (ежедневно).

Периодически (не реже одного раза в 3 месяца) в салоне красоты следует проводить инвентаризацию, основной целью которой является контроль над расходными средствами. Данное мероприятие проводится на основании приказа руководителя, который может быть издан в начале года. В документе обозначают порядок проведения инвентаризации, а также список членов комиссии. В большинстве случаев инвентаризации в салоне красоты направлены на следующие объекты:

  • основной склад;
  • витрины товаров домашнего применения;
  • склады специализированных кабинетов или специалистов;
  • основные средства (мебель, оборудование, инструменты);
  • продукцию, которая находится в работе у мастеров.

Мнение эксперта

Журнал записи клиентов – первый и основной внутренний документ салона красоты

Наталья Колокольцева,
предприниматель, руководитель парикмахерского салона «Настроение», Саратов

Правила заполнения Журнала записи клиентов общеприняты, и администратор заведения обязан их знать. В документе фиксируются следующие данные: ФИО клиента, номер его контактного телефона, название услуги, которая ему необходима. Для корректного ведения записи администратору следует располагать знаниями не только о документообороте салона красоты, но также об усредненных нормах времени на услуги, которые предоставляются в заведении.

Маникюр (с покрытием), к примеру, в среднем длится час, а педикюр с последующим покрытием ногтей – полтора часа. Для стрижки потребуется час, а для окрашивания – два. Однако, если клиент записывается на несколько процедур, время сокращается. Иными словами, при единовременной записи на обе процедуры клиенту отводится не три, а два с половиной часа.

Данный факт объясняется тем, что и при стрижке, и при окрашивании необходимо мыть и сушить волосы. Если мы объединяем две услуги, то проводим мытье и сушку только один раз, что дает возможность сэкономить время. Администратору следует учитывать эти особенности при ведении документооборота и записи, ведь в противном случае у мастера будет оставаться много свободного времени между клиентами, что нецелесообразно с экономической точки зрения.

Вы наверняка замечали, что скорость работы разных мастеров в одном салоне красоты может существенно отличаться. К примеру, Петрова выполняет маникюр с покрытием за час, Иванова успевает за 45 минут, а Сидоровой требуется не менее 1 часа 10 минут. Чем обусловлена такая разница во времени предоставления услуг? Факторов множество, среди них и различный опыт работы, и разница темперамента. Администратору удается урегулировать данный вопрос, когда запись клиентов в салоне красоты не слишком плотная. Однако в праздничные дни и в часы «пик» подобные мастера становятся настоящей проблемой. Просчитать время предоставления услуг и сделать плотную запись к таким специалистам весьма проблематично. Из-за этого либо клиентам приходится ждать своей очереди, либо мастер простаивает в перерывах между посетителями. Виноватым в данной ситуации остается, как правило, администратор.

Чтобы решить проблему, администратору следует провести наблюдение за мастерами, определить время предоставления услуг для каждого из них и систематизировать полученную информацию в таблице. Мастерам следует ознакомиться с документом и подписать его в случае согласия. Теперь в дни наплыва клиентов администратор сможет пользоваться информацией таблицы, а специалисты салона будут нести ответственность за то, с какой скоростью они обслуживают посетителей.

Как должен быть организован документооборот в салоне красоты

Деятельность, связанная с управлением документацией в ходе реализации функций компании, называется документационным обеспечением управления.

Документооборотом в салоне красоты называют перемещение документов с того момента, как они были получены или созданы, до сдачи их в дело либо отправки. Чтобы существенно повысить эффективность работы управленческого аппарата, достаточно правильно организовать документооборот в заведении.

Работа с бумагами предполагает создание информационно-поисковых систем, подготовку документов и их передачу в ведомственный архив.

ГСДОУ устанавливает и закрепляет единые требования к организации работы со всеми документами в организациях, которые позволяют упорядочить документооборот в салоне красоты, создать условия для использования современных технических средств обработки информации, повысить качество и сократить количество документов, повысить эффективность деятельности управленческого аппарата.

Важнейшей функцией управления является документационное обеспечение, которое должно быть тщательно продумано и грамотно организовано.

Уровень документооборота в салоне красоты определяется по следующим показателям:

  • оперативность исполнения и перемещения документов;
  • эффективность обеспечения сведениями руководства организации.

Рациональная организация работы с документами основывается на четком разделении функций и распределении обязанностей между сотрудниками. При таком подходе каждый работник осознает свою ответственность, операции при работе с бумагами выполняются четко и не дублируются.

Объем документооборота в салоне красоты – это количество документов, которые были созданы и получены учреждением за определенный промежуток времени. Данный показатель применяется при проведении анализа эффективности управленческой деятельности и технологической оснащенности процессов работы с документами.

В документообороте салона красоты можно выделить следующие группы документов:

  • входящие (поступающие);
  • внутренние;
  • исходящие (отправляемые).

Оформление всех документов салона красоты осуществляется на бумаге формата А4 с использованием компьютера и текстового редактора Microsoft Word.

Официальные документы, которые не покидают пределов документооборота салона красоты, подготовившего их, называются внутренними. По назначению и формам такие бумаги классифицируются на 3 группы:

  • распорядительные – их издают руководитель, его заместители и администраторы;
  • организационные – регламентируют деятельность салона красоты;
  • информационно-справочные – в документообороте салона красоты необходимы для решения текущих задач.

Во внутренних документах салона красоты обозначаются следующие реквизиты:

  • название организации;
  • вид документа;
  • место составления, дата и регистрационный номер.

Для оформления исходящих документов используются брендированные бланки, отпечатанные на листах формата А4 типографским способом.

  1. Порядок работы с входящими документами

Администратор салона красоты централизованно принимает входящую корреспонденцию, проводит ее первичную обработку и направляет исполнителям. Эта работа должна быть выполнена в день поступления почты или в следующий первый рабочий день (если документы поступили в нерабочее время).

Первичная обработка почты включает проверку целостности конвертов и правильности доставки. Если корреспонденция была доставлена ошибочно, производится ее возврат или пересылка по назначению. В соответствии с государственными стандартами, в завершении первичной обработки почту следует распределить на регистрируемые и нерегистрируемые документы. Документооборот салона красоты, как правило, не предполагает регистрацию входящей корреспонденции, вместо этого она направляется на рассмотрение непосредственно руководителю. Обязательным является ведение списка нерегистрируемой документации.

В ходе предварительного рассмотрения проводится оценка содержания документов и их передача по назначению, исходя из распределения обязанностей, установленного в салоне красоты. Почта, адресованная непосредственно должностным лицам, направляется по назначению без предварительного рассмотрения.

  1. Порядок работы с исходящими документами

Обработка производится в несколько этапов:

  • исполнитель составляет проект документа;
  • секретарь проверяет правильность оформления проекта;
  • проект документа проходит согласование;
  • руководитель подписывает документ (а также утверждает его, если это необходимо);
  • документ проходит регистрацию и отправляется адресату;
  • копия (второй экземпляр) документа подшивается в дело.

Документооборот салона красоты предполагает оформление исходящих документов в двух экземплярах (кроме телефонограмм и факсов).

Регистрация исходящего документа предполагает указание следующей информации:

  • порядкового номера, который включает номер дела;
  • наименования корреспондента (адресата);
  • названия документа или его краткое содержание;
  • отметки об исполнении (номера документов-ответов, запись о решении вопроса);
  • ФИО исполнителя;
  • примечания.

После того, как исходящий документ прошел регистрацию, его номер и дата фиксируются на обоих экземплярах машинописным или рукописным способом. В тот же день осуществляется отправка документа адресату, а второй его экземпляр и единственный экземпляр факса подшиваются в папку с исходящей перепиской.

  1. Составление номенклатуры дел

Оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с обозначением сроков их хранения называется номенклатурой дел. Она является классификатором и позволяет оперативно разложить бумаги по делам (папкам) для быстрого поиска.

Унифицированная форма номенклатуры дел документооборота салона красоты предполагает указание следующих реквизитов:

  • наименования компании;
  • названия вида документа;
  • места и даты составления;
  • названия разделов;
  • грифа утверждения;
  • грифа подписания.

Номенклатура дел необходима для правильного ведения документооборота салона красоты, обеспечения формирования и учета дел, а также эффективного поиска документов и обоснованного их распределения.

  1. Формирование дел

Четкая классификация является важнейшим условием эффективного документооборота салона красоты. Группировка документов в соответствии с номенклатурой дел является самым простым способом их классификации.

Дело – это документ либо совокупность документов, которые относятся к одной сфере деятельности и помещаются в отдельную обложку.

Документооборот салона красоты включает процедуру формирования дел – сортировку исполненных документов согласно их номенклатуре и систематизацию документов внутри дела. Корректное формирование дел, которое осуществляется заместителем директора, обеспечивает сохранность документов, возможность их оперативного поиска, поддержание порядка в организации документооборота в салоне красоты.

Дела компании оформляются при их заведении и по окончании года. Данный вид работ выполняет заместитель руководителя или ответственное лицо, уполномоченное директором. Оформление дел, целью которого является техническая обработка бумаг, в зависимости от сроков хранения может быть полным или частичным.

При полном оформлении, которому подлежат дела постоянного (долговременного) хранения и по личному составу, проводится:

  • подшивка или переплет;
  • нумерация листов;
  • составление листа – заверителя дела;
  • формирование внутренней описи документов (при необходимости);
  • оформление реквизитов обложки.

В надписи на обложках дел, оформленных по описанному алгоритму, в конце года следует вносить следующие уточнения:

  • проверку соответствия содержания дела и его заголовка;
  • дополнительные сведения в название дела (при необходимости).

Согласно правилам ведения документооборота в салоне красоты, на обложках дел, которые состоят из нескольких томов, обозначаются крайние даты документов каждого тома. Если необходимо зафиксировать точную календарную дату, следует указать год, месяц, число (либо число, месяц и год). Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если же обозначается календарная дата, приводится ее сокращенный цифровой вариант (если он не приводит к неоднозначности толкования даты).

Формат ведения документооборота в салоне красоты

Формат ведения документов – актуальный вопрос темы документооборота в салоне красоты. Электронная система учета позволяет организовать мобильное движение документов и, несомненно, является оптимальной для заведений подобного рода. Ведение документооборота салона красоты в электронном виде позволяет сделать его более прозрачным и эффективным, а также соответствует потребностям современной компании.

Однако в России многие салоны красоты сегодня продолжают пользоваться исключительно рукописными вариантами карточек услуг, складских листов и пр. Чтобы получить необходимые аналитические данные, сотрудники компании теряют уйму времени на формирование отчетов. И, безусловно, складирование огромного количества документов неудобно.

Подключение к работе специализированных программ, созданных для ведения документооборота в салоне красоты, позволяет автоматизировать многие процессы, а также:

  1. Оперативно получать информацию за любой период. Электронные механизмы помогут быстро найти данные о любом мастере, клиенте или процедуре. При ведении учета в рукописном формате в поисках необходимых сведений пришлось бы поднять множество бумаг. 
  2. Ограничить доступ для тех или иных лиц. В рукописном журнале записей часто появляются накладки, виновников которых обнаружить крайне сложно. Что же касается электронного журнала записей, заполнять его и делать исправления может исключительно администратор. Специализированная программа дает каждому пользователю возможность отдельного входа в систему под собственным паролем. Вы всегда сможете определить, какой сотрудник записал того или иного клиента и когда именно, ведь в программе отображается источник каждой записи. Благодаря этому накладок становится меньше, а администраторы ведут себя более ответственно по отношению к записи.
  3. Одним кликом отследить остатки продукции. Программа позволяет в течение минуты проверить наличие необходимых товаров и обобщить данные по остаткам в отдельном отчете. Не располагая компьютерным оснащением, сотрудники потратили бы на инвентаризацию остатков несколько рабочих дней. 
  4. Вести статистику. Специальная система составления отчетов дает возможность проводить анализ по посетителям, сотрудникам, выручке и пр. Вы сможете запросить, к примеру, список работ одного мастера либо рейтинг мастеров по показателям выручки, которую они приносят салону. Аналогичным образом формируется и отчет по клиентам, который наглядно показывает, кто из них принес заведению наибольшую прибыль за отчетный период.
  5. Ознакомиться с информацией о каждом клиенте и отследить историю его посещений при первой необходимости. Владея сведениями о том, каковы предпочтения того или иного посетителя, какими услугами он уже воспользовался и какие продукты покупал, руководству и администратору салона красоты будет значительно проще подготовить привлекательное предложение для клиента.
  6. Формировать системы накопительных скидок. Полная картина данных о клиентах дает возможность прогнозировать уровень материальной отдачи каждого посетителя и предлагать различные системы накопительных скидок, которые, безусловно, гораздо более эффективнее разовых акций.
  7. Избежать расхождения в ценах. Благодаря системе администратору не составит труда узнать, по какому алгоритму была рассчитана стоимость услуги для клиента, который посетил заведение в другую смену. 
  8. Формировать заказы автоматически. Грамотное использование параметров программы дает возможность не только мгновенно получать сведения об остатках на складе, но и задавать показатели, в соответствии с которыми списанные товары переводятся в рекомендацию к заказу автоматически. К примеру, в программе предусмотрена функция, которая включает позицию в поле заказов, когда на складе остается менее трех ее экземпляров.

Мнение эксперта

Зачем необходима автоматизация документооборота в салоне красоты

Сергей Бобин,
руководитель сервиса «Арника»

В сентябре 2012 года была запущена коммерческая эксплуатация проекта «Арника». В тот период около 80 % российских салонов красоты вели документооборот с помощью бумажных журналов. Некоторые заведения данной сферы автоматизировали учет с помощью одного из «коробочных» решений. Сегодня количество компаний, которые начинают применять различные информационные системы в своей работе, стремительно растет. В большинстве случаев салоны красоты используют:

  • сервисы онлайн-записи клиентов;
  • SMS-рассылки;
  • продвижение услуг с помощью собственного сайта или сторонних ресурсов.

Что касается англоязычных стран, там сервисы, сходные по функционалу с «Арникой», с успехом применяются с середины 90-х годов. На Западе широко известно около двух десятков интернет-сервисов, которые решают те же задачи, над которыми работаем мы. Ведь, если задуматься, и в России, и, к примеру, в Великобритании руководитель компании сталкивается с одинаковыми проблемами управления. История самых значимых из них насчитывает более десяти лет, и тысячи пользователей доверяют им ведение документооборота в салоне красоты.

Существуют и некоторые различия между сервисами, которые обусловлены, главным образом, более длительным периодом работы западных систем, а также отставанием России по скорости распространения интернета. Западные программы, которые в значительной степени интегрированы с социальными сетями, представляют собой не только проверенный способ организации документооборота в салоне красоты, но и эффективный инструмент для работы с клиентами заведений. Сегодня зарубежные системы активно используют планшетные компьютеры и смартфоны не только в качестве платформ для работы, но и в качестве терминалов для приема банковских карт посетителей.

Стоит ли отказываться от локальных программ в пользу интернет-сервисов? Начиная работу над нашим проектом, мы были нацелены на решение другого вопроса – о создании еще одной системы автоматизации управленческого учета для салонов красоты. Какой она будет – коробочной программой или онлайн-сервисом – было для нас не столь принципиально.

Проанализировав текущую ситуацию, мы пришли к выводу, что скорость распространения качественного покрытия и динамика развития интернет-технологий сегодня позволяют создавать системы, которые сделают документооборот в салоне красоты более эффективным, нежели при ведении учета в бумажных журналах и использовании коробочных программ.

Стоит отметить, что на данный момент разница между интернет-сервисами и коробочными продуктами не столь очевидна. Однако не вызывает сомнений тот факт, что единое информационное пространство компаний, государственных органов, поставщиков товаров и услуг, а также клиентов заведений стремительно расширяется. Эксперты считают, что благодаря этому уже в ближайшем будущем пользователи онлайн-сервисов получат гораздо больше возможностей управления бизнесом. Опыт зарубежных аналогов и динамика развития «Арники» дают нам основания полагать, что данные предположения верны.

Рекомендации по теме
Мы в соцсетях
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.