Арника
Удобный простой учет всего необходимого

Автоматизация бизнес-процессов салона красоты: нюансы и подходы

2093
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock
Налимова Наталья
директор по развитию компании «SkyBase»
Сейчас использование программ автоматизации бизнес-процессов не изыск и не инновация, а простая необходимость для всех хоть сколько-то успешных и развивающихся компаний, включая предприятия бьюти-сферы.

Для чего нужна система автоматизации бизнес-процессов?

Экономия времени. Ваши сотрудники будут тратить меньше сил на рутинные операции и больше заниматься действительно важными делами. Попросите администратора засечь время, которое отнимает у него какая-нибудь маленькая задачка, которую он выполняет каждый день. Даже если это 20 минут, посчитайте, сколько набежит за месяц – целый рабочий день! А теперь представьте, что программы автоматизации бизнес-процессов эту же задачу решит за минуту. В освободившееся время сотруднику можно поручить, например, обзвон клиентов для предложения им новой услуги – от этого бизнесу будет явная польза.

Упрощение системы контроля. Используя программу автоматизации бизнес-процессов, вы лучше сможете контролировать деятельность вашего салона. День за днем сотрудники работают в программе и понемногу в ней накапливаются полезные данные. А в нужный момент вы сможете получить интересующий вас отчет о деятельности салона, ответы на важные для вас вопросы, а также увидеть полную картину вашего бизнеса.

Автоматизировать в первую очередь?

В первую очередь надо автоматизировать процессы, которые требуют минимум участия человека и регулярно повторяются. Автоматизация записи на прием позволит избежать ошибок, когда на одно и тоже время записали нескольких людей, а в другое время мастер сидит без дела.

Вы будете видеть, какие места еще свободны, и сможете предложить вашим клиентам это время. Кроме того, клиентам будет удобно, если вы будете рассылать sms-напоминания незадолго до приема – есть программы, в которых это делается автоматически.

Поскольку при оказании услуг в салоне красоты используются еще и материалы, то важно вести учет их поступления и расходования, чтобы вовремя заказать очередную партию шампуня или краски для волос. Как правило, в программу вносится информация о приходе материалов на склад, а при выполнении каждого заказа автоматически списывается определенное количество используемого материала. Когда остатки приближаются к нулю, программа напомнит администратору, что пора сделать новый заказ поставщикам.

Также очень важно вести базу клиентов и по возможности указывать не только ФИО и контактные данные, но также дату рождения, чтобы можно было организовать персональные бонусы клиентам – как минимум, поздравить их в этот день, преподнести небольшой подарок-сюрприз при ближайшем посещении салона или предложить скидку. Клиент оценит вашу заботу и станет еще более лоялен к вашей компании. Желательно вести историю взаимодействия с клиентом: когда впервые обратился, что заказывал, какие были пожелания. Тогда, если у вас сменится мастер, клиенту не придется повторно объяснять одно и то же.

Конечно, при выборе процессов, которые вы собираетесь автоматизировать, необходимо соотносить затраты и ожидаемый эффект. К примеру, спросить день рождения у клиента несложно, а эффект от поздравления может быть заметным – клиентам будет приятно ваше внимание. Если же вы будете пытаться автоматизировать что-то сложное – к примеру, автоматический подбор прически под тип лица, то ваши затраты вряд ли окупятся за адекватное время, к тому же не факт, что программа сможет делать это так же хорошо, как ваш мастер.

Открывая свой салон красоты, позаботьтесь о том, чтобы оснастить его удобной системой для управления

Этапы автоматизации бизнес-процессов

Во-первых, вы должны осознать, что вам требуется автоматизация бизнес-процессов. Нет смысла автоматизировать что-то только потому, что так делает ваш сосед – вы должны сами почувствовать потребность в этом. Далее необходимо описать существующие процессы, причем обязательно с привлечением их непосредственных участников. Вы как директор можете иметь какое-то свое видение того, как должны быть построены процессы, но только ваши сотрудники знают, как это происходит на самом деле. Когда процесс описан, можно переходить непосредственно к его автоматизации. Вы можете подобрать подходящую готовую программу либо в отдельных случаях заказать разработку под особенности вашей компании.

По возможности надо стараться каждый этап проходить максимально быстро, так как даже если ваш салон существует давно, процессы все равно не стоят на месте, они постепенно меняются. Если вы будете затягивать с реализацией задуманного, то может получиться, что к моменту, когда программа будет готова, бизнес-процессы уже изменятся, и вам придется все переделывать.

Платформа для автоматизации должна учитывать особенности работы салона красоты и быть достаточно гибкой, настраиваемой. Если вы планируете заказать индивидуальную разработку, то стоит заранее уточнить, как она будет происходить. Хорошо, если разработчик предоставляет вам возможность видеть промежуточные результаты. Еще лучше, если вы видите процесс разработки «в режиме реального времени» – как только внесено какое-то изменение в программу, вы сразу можете попробовать его на практике и при необходимости скорректировать направление разработки.

Нюансы автоматизации бизнес-процессов салона красоты

Если вы купили готовую программу, возможно (почти всегда), вам придется подстраивать свои реальные процессы под то, как это задумано в программе. Придется ломать устоявшиеся привычки сотрудников, учить их работать по-новому. Система автоматизации бизнес-процессов ставит некоторые рамки, ограничения. Например, если вы настроили прием заявок с сайта, то не сможете потом легко поменять форму заявки или формат письма, которое приходит вам на почту, поскольку из-за этого перестанет работать функционал по загрузке заявок в программу. Вам придется согласовывать такие действия с разработчиком.

Надо понимать, что автоматизация – это не быстрое и не одноразовое мероприятие. Даже если вам обещают автоматизировать ваш салон за 5 минут, такого не случится. Всегда есть какой-то период внедрения, пока сотрудники обучаются и привыкают к программе. Потом могут появиться пожелания по доработкам, потом процессы могут немного поменяться... Вы должны быть готовы поддерживать вашу программу автоматизации бизнес-процессов в актуальном состоянии, чтобы она приносила пользу, а не стала обузой для компании.

Если вы составляли техническое задание на разработку программы без привлечения ваших сотрудников, которые напрямую участвуют в бизнес-процессе, то при внедрении программы вполне может оказаться, что в жизни все не так, как вам казалось. Сотрудникам будет трудно работать с такой программой, она будет скорее мешать им, чем помогать. Таким образом, задача автоматизации не будет решена. Даже если вы все продумали и реализовали очень хорошо, а ваши сотрудники внутренне против автоматизации, то ничего не выйдет. Администраторы будут забывать заполнять нужные поля, игнорировать напоминания, которые выдает им программа, несвоевременно вносить информацию и так далее. Для успешного внедрения программы в вашем салоне необходимо чтобы все сотрудники понимали важность автоматизации бизнес-процессов. Вы должны обосновать происходящие изменения так, чтобы сотрудники приняли их.



Живое общение с редакцией

Опрос

Какие юридические вопросы, связанные с проверками, для вас актуальны?

  • Какие инстанции проверяют салон красоты 35.71%
  • Проверки налоговой – сроки, документы, требования, объекты проверки, частые нарушения, штрафы 7.14%
  • Проверки Роспотребнадзора – сроки, документы, требования, объекты проверки, частые нарушения, штрафы 21.43%
  • Проверки трудовой инспекции – сроки, документы, требования, объекты проверки, частые нарушения, штрафы 7.14%
  • Проверки прокуратуры – сроки, документы, требования, объекты проверки, частые нарушения, штрафы 0%
  • Проверки Общества защиты прав потребителей – полномочия, что проверяют, права руководителя, правовая база 7.14%
  • Права и обязанности предпринимателя при проверках 14.29%
  • Как оспорить результат проверки 7.14%
  • Отличия плановой и внеплановой проверок 0%
  • Другое 0%
Другие опросы

Рассылка

© 2014–2016 Интернет-журнал об аналитике и практике красивого бизнеса «Директор салона красоты»

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции Интернет-журнала «Директор салона красоты».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль