Арника
Удобный простой учет всего необходимого

Программы для автоматизации учета в салоне красоты: неоспоримые преимущества

2250
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock
Осис Елена
специалист по компьютерным программам Центра Организации и Развития Бизнеса «Эстетик-Консалтинг», Санкт-Петербург
Программы для автоматизации учета в салоне красоты – залог эффективной организации бизнеса. Какая же программа устанавливается в салон красоты для учета?

Программа для автоматизации учета в салоне красоты

Грамотно выстроенная и адаптированная программа учета для салона красоты, которая к тому же максимально гибка к потребностям организации, станет залогом корректной и удобной работы.

Отметим несколько базовых направлений работы такой системы по автоматизации учета  на предприятии:

  • учет поступлений денег от клиентов;
  • учет текущих расходов;
  • учет расходных материалов;
  • учет услуг и процедур, оказанных клиентам мастерами организации;
  • продаж товаров и косметики для использования дома;
  • учет зарплаты персонала.

Учет поступления средств от клиентов

Данное направление программы автоматизации учета для салона красоты предполагает регистрацию поступления оплаты, которая поступает от клиентов за оказанные процедуры или услуги. Принятая оплата сразу заносится в программу, а в конце дня подводится итог, после чего сдается выручка. Параллельно сотрудник (чаще всего – администратор) с помощью программы делает отчет о работе предприятия за день. Этот отчет включает в себя информацию об оплате курсов процедур, приобретении абонементов на обслуживание и подарочных сертификатов на услуги этого салона. Единственное, о чем стоит здесь помнить, –  указывать те расходы, которые были произведены в период рабочего дня. Скажем, когда администратор выдает деньги в подотчет или делает выкладки по расходам, ему нужно вносить цифры со знаком минус. В противном случае, когда смена закрывается, поступления клиентов салона не сойдутся с кассовыми остатками.

Если вам необходимо производить автоматический расчет зарплаты своих сотрудников, вести учет товара, кассовые движения салона красоты и видеть баланс взаиморасчетов, то рекомендуем попробовать Арнику - сервис по управлению салоном красоты. 

Не забудем и про такую потребность, как регистрация в программе прошедших безналичных платежей (оплата посредством банковской карты), обслуживание в кредит, а также обслуживание и проведение услуг для самих сотрудников организации.

Автоматизация ведения учета в салоне красоты позволяет получить такую функцию, реализованную во многих программах, как автоматическое формирование кассовых отчетов. Администратор формирует приходный кассовый ордер, а отчет по кассе создается самой программой. Удобно то, что у многих программ учета для салонов красоты есть возможность формировать как промежуточный итог по кассе – скажем, на середину рабочего дня, так и окончательный, предполагающий закрытие смены и сдачу денег. Такие предварительные подсчеты помогают оптимизировать контроль и свести к минимуму потенциальные ошибки.

Учет текущих и допустимых расходов

Программа автоматизации учета для салона красоты помогает учитывать выдачу денежных сумм, а также отслеживать допустимые расходы. Так, администратор с позволения директора салона предоставляет парикмахеру определенную сумму на поездку для повышения квалификации. В программе отразится расход соответствующей суммы из кассы, а на счет парикмахера будет сформирована авансовая сумма. Заполнение соответствующей таблицы для учета в салоне красоты даст итоговую информацию. 

Помимо мелких расходов в компании возможны денежные издержки управляющего или руководителя бьюти-предприятия. К подобным тратам относятся приобретение оборудования, ремонт, хозяйственные нужды, реклама, выплаты дистрибьюторам за косметические средства и расходные материалы, и так далее. Программы для автоматизации учета в салоне красоты позволяют рассчитывать и отслеживать расходы в течение всего месяца. Сбалансированность таких затрат – это залог корректного регулирования денежных потоков салона, который стремится к высокой рентабельности и экономической эффективности.

Учет расходных материалов

Этот раздел можно считать одним из самых значимых, поскольку сбой на этом уровне влечет за собой перерасход материалов и позволяет специалистам обслуживать клиентов в обход кассы. Кроме того, если нет данных о выдаче материалов в работу мастеру, это приводит к созданию избыточных запасов и, соответственно, к дополнительным расходам на закупку материалов. 

Остановимся на нескольких моментах.

1. Классификация материалов. С помощью классификации материалов по группам вы сможете сформировать схему первичного документооборота и выбрать систему учета. Здесь также прудесмотрена своя таблица для учета в салоне красоты. К основным расходным материалам относятся средства, которые используют мастера для оказания парикмахерских услуг (оксиды, краски), косметологических услуг (кремы, маски, тоники) и массажных и СПА-процедур (масла, препараты для обертываний). Учет расхода ведется по нормам, а на все процедуры и услуги, занесенные в прайс-лист, формируются протоколы проведения с учетом норм расхода и последовательности использования. Вспомогательные материалы – это пеньюары, простыни,  бахилы, шапочки, и их расход напрямую с количеством оказанных услуг не связан. Приведем такой пример. Для процедуры коррекции мимических морщин посредством препарата ботулотоксина требуется ряд вспомогательных материалов (ватные диски, шприцы, иглы и так далее). Стоимость этой услуги рассчитывается пропорционально числу единиц препарата. Подлежащие списанию расходные препараты от стоимости процедуры и объема вводимого препарата не зависят. Наконец, третью группу составляют малоценные и быстроизнашиваемые принадлежности, такие как маникюрные и педикюрные средства (пилки, фрезы), а также косметические и парикмахерские (кисти, емкости). Эти предметы выдаются мастерам в работу и списываются после истечения срока (иногда – сразу при выдаче в работу).

2. Документооборот в системе учета расходных материалов. Приход материалов работник заносит в таблицу для учета в салоне красоты, указывая дату поступления, наименование товара, его стоимость и количество. Пришедшие по товарной накладной материалы приходуются на склад салона.

Одна из процедур, которую необходимо проводить при работе в программах, – это учет выдачи материалов в работу и выкладка товаров на витрине. Различные программы по-разному позволяют работать с этой процедурой, обычно для этого существует документ Движение (Перемещение) материалов, который становится основой для списания материалов со склада и прихода их к мастерам.

Также практически все программы позволяют отслеживать информацию об остатках материалов. Среди опций, чаще всего включаемых в функционал, присутствует формирование отчетов об остатках материалов и товаров на складах и витринах бьюти-компании. Такой опционал оптимизирует ведение складского учета, а также минимизирует возможные арифметические промахи при расчете.

Большая часть программ также позволяет учитывать расход материалов на процедуры. В соответствующий раздел вносятся названия или коды оказанной услуги и материал, который был израсходован. Обычно это делается после оказания той или иной процедуры.

Последней в этом списке значится списание расходных материалов. Способ списания выбирается самим владельцем салона и является частью учетной политики организации. Занимается списанием материально-ответственное лицо, а сама процедура основывается на средней себестоимости материалов.

Помимо вышесказанного упомянем такую процедуру, как инвентаризация, которая позволяет проверять наличие расходных материалов на складе и сличать фактическое наличие материалов с учетным. Компьютерные программы помогают в автоматическом режиме выводить учетные данные об остатках и вносить данные о фактическом наличии.

3. Управлением списанием материалов и отчетностью. Наличие и использование в программе автоматизации учета такого блока, как управление (контроль) позволяет снижать затраты на себестоимости материалов и создаст условия для качественной работы предприятия по оказанию клиентам процедур и услуг. Чаще всего, в зависимости от того, какая программа устанавливается в компании, пользователю предоставляется возможность заполнять в таблице для учета в салоне красоты пункты «Ведомость по складу» (Склад) и «Остатки материалов» (Остатки). Например, пункт «Остатки» позволит сориентироваться с заказом дистрибьютору с учетом оставшихся в наличии средств. Либо наличие нуля (отсутствие продукта) в данном пункте не дает забыть об оформлении актуального заказа.

Что касается «Ведомости по складу» (Склад), то этот пункт в программе автоматизации оперативного учета заполняется на основе информации первичных документов. Здесь находятся показатели движения товарно-материальных ценностей. Отчет сообщает, когда продукт был оприходован, кем был принят товар, какой мастер принял продукт в работу, и проводит списание по факту расхода.

Учет услуг и процедур

От того, какая программа устанавливается в салоне красоты для учета, зависит возможность производить учет услуг и процедур, которые оказываются клиенту салона, входящих в протокол проведения процедуры расходных материалов, и заносить данные клиента и имена специалиста, оказавшего услугу, и администратора, оформившего оплату. Все эти данные нужны, чтобы:

  1. Вести статистику по услугам и процедурам.
  2. Списывать расходные материалы со склада.
  3. Вести клиентскую базу.
  4. Рассчитывать систему поощрений работникам.
  5. Оценивать работу администратора.

Единожды зафиксировав приходный кассовый ордер в программе по автоматизации учета, указав клиента, специалиста и услугу, владелец салона получает удобный инструмент для корректной и оперативной работы.

Учет продаж продуктов/средств

Большинство предприятий индустрии красоты наряду с оказанием услуг продают продукты для использования в домашних условиях. Все товары обычно выставляются на витрине, а ответственным за них чаще всего назначают администратора. Соответственно, наличие средств для продажи подразумевает учет их по наименованию, количеству, цене. При продаже средства нужно оформить поступление денег в кассу, после чего средство списывается с витрины. В программе наряду с вышеперечисленным функционалом есть возможность занести данные клиента, отслеживать, что он приобретал, и быть в курсе того, какое средство ему нравится.

Учет заработной платы персонала

Многие программы автоматизации учета в салоне красоты включают ряд функций, позволяющих оптимизировать работу. Примерный набор пунктов в таблице для учета в салоне красоты таков:

  1. Учет графиков работы сотрудников.
  2. Автоматическое заполнение графиков работы.
  3. Расчет заработной платы.
  4. Управление индивидуальными и общими методами начисления заработной платы.
  5. Автоматический расчет зарплаты по методам, которые введены пользователем программы.
  6. Печать расчетных листов за любой период (месяц, неделя, день) по любому работнику.
  7. Учет выплаты зарплаты работникам.
  8. Отчеты по выработке сотрудников по категориям выработки.
  9. Отчеты по взаиморасчетам с сотрудниками. 


Живое общение с редакцией

Опрос

Какие юридические вопросы, связанные с проверками, для вас актуальны?

  • Какие инстанции проверяют салон красоты 35.71%
  • Проверки налоговой – сроки, документы, требования, объекты проверки, частые нарушения, штрафы 7.14%
  • Проверки Роспотребнадзора – сроки, документы, требования, объекты проверки, частые нарушения, штрафы 21.43%
  • Проверки трудовой инспекции – сроки, документы, требования, объекты проверки, частые нарушения, штрафы 7.14%
  • Проверки прокуратуры – сроки, документы, требования, объекты проверки, частые нарушения, штрафы 0%
  • Проверки Общества защиты прав потребителей – полномочия, что проверяют, права руководителя, правовая база 7.14%
  • Права и обязанности предпринимателя при проверках 14.29%
  • Как оспорить результат проверки 7.14%
  • Отличия плановой и внеплановой проверок 0%
  • Другое 0%
Другие опросы

Рассылка

© 2014–2016 Интернет-журнал об аналитике и практике красивого бизнеса «Директор салона красоты»

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции Интернет-журнала «Директор салона красоты».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях