Арника
Удобный простой учет всего необходимого

Что делать директору салона красоты при утрате первичной документации

472
Любая компания – в том числе салон красоты – обязана хранить данные бухгалтерского и налогового учета в течение четырех лет. К таким документам также относится все, что необходимо для расчета и уплаты налогов, в том числе первички, подтверждающей доходы, расходы салона и факт уплаты налогов (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Но что делать владельцу салона, если все эти документы были утрачены?

Что делать директору салона красоты при утрате первичной документацииЧто грозит салону, если документы по первичке были утрачены

В такой ситуации есть три возможных типа ответственности.

Налоговая ответственность
а). 200 руб. за каждый не предоставленный в ходе налоговой проверки документ (п. 1 ст. 126 НК РФ)
б). 10 000 руб. – если была утрачена документация за один налоговый период (п. 1 ст. 120 НК РФ)
в). 30 000 руб. – если оказалась потеряна документация за несколько отчетных периодов (п. 2 ст 120 НК РФ);
г). Штрафные санкции в размере 20 % от суммы заниженного налога, вызванного утратой первичной документации, но не менее 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ).

Уголовная ответственность
Если установлен факт неисполнения в личных интересах обязанностей налогового агента по исчислению, удержанию или перечислению налогов и (или) сборов в крупных размерах, то  должностному лицу грозит штраф (100 000 –300 000 руб.). Другой вариант – может быть удержана зарплата за 1–2 года. Третий вариант –  арест на срок до 2 лет с лишением права занимать аналогичную должность в течение 3 лет или без такового (ч. 1 ст. 199 УК РФ).
При аналогичном деянии, но в крупных размерах уже будет  грозить штраф от 200 000 до 500 000 руб. либо удержание заработной платы от 1 до 3 лет, либо арест до 5 лет с лишением права занимать прежнюю должность в течение 3 лет или без него (ч. 2 ст. 199 УК РФ).

Административная ответственность
При нарушении сроков хранения (уничтожения) документов ранее установленного времени, которые повлекли уменьшение налоговой базы или искажение хотя бы одной строки отчетности более чем на 10%, на должностных лиц накладывается штраф от 2 000 до 3 000 руб. (ст. 15.11 КоАп РФ).

КСТАТИ!
Если вы открыли парикмахерскую или салон красоты, то вам понадобится вести учет. Для этого мы всем рекомендуем отличный сервис по онлайн-управлению и учету в салонах красоты. Узнать больше

Минимизируем риски

В некоторой степени размер санкций и порядок их применения может зависеть от  добросовестности налогоплательщика. Ее определит налоговый инспектор при проверке или арбитражный суд при налоговом споре. Поэтому салону надо показать, что с его стороны были проведены все мероприятия для установления причин утраты документов и их восстановления.

Причина потери первички – чрезвычайная ситуация (стихийное бедствие, затопление, пожар, хищение). В этом случае необходимо сразу направить соответствующее заявление в орган, уполномоченный вести расследование: при хищении — в полицию, при затоплении — в коммунальные службы, при пожаре — в МЧС и т. д. Проследите, чтобы ваше заявление было зарегистрировано в журнале входящих обращений, а у салона остались доказательства его отправки. Учтите, однако, что такого рода выезды не входят в прямые должностные обязанности полицейских и пр. И если возникнет ситуация, когда они будут уклоняться от участия в расследовании, пишите их руководителю письмо (с отметкой о вручении) с просьбой направить на предприятие своего сотрудника в указанное время и дату для участия в расследовании и подписании акта. Если представитель службы не приехал, отметьте это в акте, сославшись на отправленное ранее письмо.

Организуйте внутреннюю комиссию для расследования причин утраты документов (приказ руководителя). Также составьте акт, где будут изложены эти причины и указаны виновные лица. В процессе проверки налоговики могут опросить всех указанных в акте лиц в качестве свидетелей, предупредив их об уголовной ответственности за дачу ложных показаний. Но если в своих показаниях они, например, ответят, что по сути не участвовали в расследовании, а «просто» подписывали документы, проверяющие вполне могут отнести ПИК к разряду недобросовестных налогоплательщиков.

Приложите справки из соответствующих инстанций к составляемому акту расследования (справка Госпожнадзора и акт о причинах возгорания, уведомление из следственных органов о возбуждении дела о краже, справка из ДЭЗ/РЭУ о факте и причинах затопления, документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации и т. п.). Отметим: эти документы должны содержать точную дату и место события, иметь необходимые реквизиты (дата, исходящий номер), быть подписанными уполномоченным лицом (должность, фамилия с инициалами), а также  зарегистрированы в журнале исходящей документации. В налоговой могут проверить, выдавались ли эти справки в действительности, и зарегистрированы ли они должным образом.

Привлекаем виновного сотрудника салона красоты к дисциплинарной ответственности, оформив  соответствующий приказ. Однако при этом обязательно нужно соблюдать порядок, предусмотренный трудовым законодательством. Если выяснится, что действия сотрудника содержат признаки уголовного деяния (сознательное уничтожение документов в целях сокрытия какой-то информации и др.), вам нужно сообщить об этом факте в полицию.

Организуем инвентаризацию утраченных документов. Лучше всего, если в салоне установят их точный перечень и укажут реквизиты, а также оформят соответствующий акт. Если нет возможности установить такой детальный перечень, в акте укажите документы, реквизиты которых известны, и документы, которые предположительно были утрачены, с обоснованием указанного предположения.

Попытаемся восстановить утраченные документы. Не ждите, когда из налоговой запросят утраченные данные. Заниматься их восстановлением салон должен сразу же после того, как утрата была обнаружена. И оставьте у себя письменные доказательства того, что все необходимые  действия были предприняты: письменные запросы контрагентам, в банки и другим лицам (с отметкой о вручении или почтовыми квитанциями об отправлении по почте). При необходимости – особенно, если утраченных документов оказалось очень много, – стоит назначить сотрудника (или группу сотрудников), ответственного за восстановление, который будет регулярно предоставлять письменные отчеты о работе.

ВАЖНО!
Вполне вероятно, что восстановление некоторых документов может оказаться достаточно простым. Скажем, если речь идет о платежных поручениях и вы работаете с банком через интернет, то у вас должны сохраниться электронные версии. Также можно запросить в банке и копию платежного поручения с отметкой, и выписку из расчетного счета. Намного труднее восстанавливать документы, которые не хранятся в учетной системе – скажем, акты и накладные. Поэтому рекомендуем чаще обращаться к электронному документообороту – он снизит риски утраты документов, поскольку с ним обязанность обеспечить целость и сохранность документов ляжет на оператора.

В налоговой больше всего станут интересоваться обоснованностью расходов, которые снижают налоговую базу. И отсутствие входящих документов от контрагента приведет к доначислению налога, а также недоимка по налогу и пеням к штрафу, которая добавится  за нарушение хранения первички.

В меньшей степени налоговиков заинтересуют доходы и утраченные исходящие документы, ведь выявить факт, что вы не учли сумму дохода при расчете налога, труднее. Им нужно  будет провести расследование, устроить встречную проверку, чтобы были найдены доказательства занижения налоговой базы. Так что если среди утраченных документов имеются и те, которые вы выставляли клиентам, и документы от поставщиков, то максимум внимания вам надо уделить  восстановлению последних.

Когда проверка уже началась

Если салон столкнулся с ситуацией, когда документы еще не восстановлены (или восстановлены лишь частично), а проверка уже началась, что делать в таком случае?

Предоставьте инспекции максимально возможное количество запрашиваемых документов (в том числе восстановленные копии). Также дополнительно письменно сообщите налоговой об утрате документов и работе по их восстановлению и попросите, чтобы они  продлили срок их предоставления. Не забудьте приложить оправдательные документы к указанному письму. Документальное подтверждение (акт о пожаре, о затоплении и т. п.) можно использовать как основание, чтобы был продлен срок подачи утраченных документов, однако это не освобождает салон от обязанности предоставить оправдательные документы, которые при проверке были затребованы.

Если восстановить утраченные документы не удалось и салон не смог предоставить документальное подтверждение обоснованности налоговых вычетов и расходов, сумма налогов будет определена инспекцией расчетным методом.

- по налогу на прибыль, расчетным путем на основании данных о налогоплательщике, а также об иных аналогичных налогоплательщиках

- по НДС, расчетным путем исчисляется налоговая база по НДС. Для применения налоговых вычетов будут нужны счета-фактуры (п. 1 ст. 169 НК РФ), и если счетов-фактур нет, то и вычетов нет. И тут не будет учитываться причина, по которой салон не может предоставить документы (постановления Президиума ВАС РФ от 09.03.11 № 14473/10, от 09.11.10 № 6961/10, от 30.10.07 № 8686/07). В налоговой поступят просто: налоговую базу определят согласно данным деклараций, представленным ранее, а не подтвержденные счетами-фактурами налоговые вычеты исключает.

Тогда, чтобы отстоять свои права, вам придется оспаривать решение налоговой о доначислении налогов и сборов в конкретном случае при конкретных обстоятельствах. Если вы решите оспаривать решения налоговиков, то можете использовать следующие основания:

1. обоснованность выбора аналогичного налогоплательщика (соответствие видов деятельности, сведений о выручке от реализации продукции в расчете на одного работающего и др.). Иначе говоря,  нужно найти существенные различия хозяйственной деятельности вашего салона и аналогичной компании, выбранной инспекцией

2. налоговики обязаны использовать информацию о вашем ПИК за прошлые отчетные периоды.

И помните, что заключения налоговой должны быть обоснованы и документально подтверждены. Ведь в отношении него действует презумпция невиновности налогоплательщика, пока вина ПИК не доказана.

 



Живое общение с редакцией

Опрос

Какие юридические вопросы, связанные с проверками, для вас актуальны?

  • Какие инстанции проверяют салон красоты 35.71%
  • Проверки налоговой – сроки, документы, требования, объекты проверки, частые нарушения, штрафы 7.14%
  • Проверки Роспотребнадзора – сроки, документы, требования, объекты проверки, частые нарушения, штрафы 21.43%
  • Проверки трудовой инспекции – сроки, документы, требования, объекты проверки, частые нарушения, штрафы 7.14%
  • Проверки прокуратуры – сроки, документы, требования, объекты проверки, частые нарушения, штрафы 0%
  • Проверки Общества защиты прав потребителей – полномочия, что проверяют, права руководителя, правовая база 7.14%
  • Права и обязанности предпринимателя при проверках 14.29%
  • Как оспорить результат проверки 7.14%
  • Отличия плановой и внеплановой проверок 0%
  • Другое 0%
Другие опросы

Рассылка

© 2014–2016 Интернет-журнал об аналитике и практике красивого бизнеса «Директор салона красоты»

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции Интернет-журнала «Директор салона красоты».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль